Правила и сроки хранения документов в организации: преимущества электронных архивов
2024-12-26 09:37
Через бухгалтерию компании проходят тысячи различных документов — от накладных и платежек до многостраничных договоров и отчетов комиссионера. Все они должны храниться в течение нескольких лет, чтобы предприятие могло успешно разрешить спорные ситуации, проводить сверки и предоставить данные для налоговой проверки. Сроки хранения документов в организации строго регламентированы, и нарушение этого правила грозит серьезными штрафными санкциями. Но соблюсти законодательные требования будет проще, если использовать для организации архива электронные сервисы. Подробнее о правилах хранения информации расскажет эта статья.
Срок хранения документов в действующем законодательстве РК
Хранение документов на государственных и частных предприятиях регламентируют сразу несколько законодательных актов:
Приказ и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».
Приказ МФ РК от 31 марта 2015 г. № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».
С момента составления в указанные законодательные акты был внесен целый ряд изменений. Очередные корректировки вступили в силу с 01 июня 2024 года. Согласно новым правилам перечень сроков хранения документов в компаниях выглядит так:
для электронных и бумажных нормативных актов по основной деятельности (приказов и распоряжений руководителя) – постоянно;
для электронных и бумажных документов по личному составу (о приеме на работу, назначении на должность, поступлении на обучение, увольнении, отчислении и перемещении — в течение 75 лет (ЭПК);
для бумажных и электронных нормативных документов по личному составу (приказы и распоряжения об отпусках, командировках, аттестации, дисциплинарных взысканиях, присвоении званий, награждениях, премировании и т.д.) — 5 лет (ЭПК).
Важно: отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения) на перечисленных видах бланков указывает, что по истечении указанного срока хранения документов данные могут быть выделены для экспертной оценки ценности и затем переданы на постоянное хранение.
Чтобы не превращать бухгалтерию в место хранения сотен папок и подшивок, используйте в работе возможности мультисервиса Entera. Он способен распознавать первичные документы с бумажных бланков, фото или сканов, а также упрощает ввод данных в учетную базу и самостоятельно формирует удобный электронный архив. С его помощью цифровое хранение документов будет максимально простым и надежным, а поиск нужного бланка по реквизитам займет несколько секунд.
Хранение документов: какие санкции предусмотрены за нарушение требований закона?
ГД МФ РК напоминает субъектам бизнеса, что нарушение правил хранения документов в организации и отсутствие нужных данных на момент налоговой проверки влечет за собой серьезные административные санкции:
предупреждение в случае первичного нарушения;
штраф 25 до 75 МРП при выявлении повторного нарушения правил хранения документов в организации.
Взыскания применяют к тем компаниям, где в системе хранения выявлено отсутствие документации. Здесь подразумевают:
отсутствие бухгалтерских документов;
отсутствие признаков ведения налогового учета, правил налоговой учетной политики, бланков отчетности с отметками о сдаче;
отсутствие данных, на основании которых рассчитывают объект налогообложения с учетом налогового режима работы предприятия.
Также предусмотрена административная ответственность за отказ компании отражать в учетной документации операции по движению товаров. Согласно п.3, п.4. ст.276 КоАП РК за первичное нарушение выносят предупреждение, а за повторное выписывают штраф в пределах 3-10% от стоимости неучтенных товаров.
Важно: штраф за нарушение правил организации хранения документов должен быть оплачен в течение 30 дней с момента вынесения административного Постановления. Если налогоплательщик отказывается от оплаты, к нему могут быть применены меры принудительного взыскания.
Используя мультисервис Entera для создания электронного архива, вы сможете организовать хранение информации с учетом всех требований законодательства. Благодаря надежности хранилища ни один бланк не затеряется и не исчезнет. А удобная классификация по видам данных поможет найти нужную информацию в пару кликов.
Система хранения документов вместе с Enterа: еще меньше бумажной работы в вашей бухгалтерии
Сканируя и распознавая бухгалтерские документы с бумажных бланков или файлов, мультисервис Entera автоматически помещает их в собственный электронный архив. Формат такой системы хранения значительно отличается от других аналогичных предложений:
все документы удобно классифицируются по типам;
сканы бланков автоматически прикрепляются к записям в 1С;
зная реквизиты и дату составления документа, вы найдете его в огромном архиве среди тысяч бланков не более чем за 2 минуты.
Еще одно преимущество электронного архива от Entera – возможность легко отслеживать сроки хранения документов согласно требованиям законодательства. Постепенно удаляя ненужные бланки по истечении периода их обязательного хранения, вы сможете поддерживать порядок в системе и легко находить нужные данные. Кроме того, Entera:
сопоставляет данные входящих документов с собственной базой 1С;
исключает повторное проведение одного и того же документа;
легко «прочтет» бланк с низким качеством печати;
распознает и переводит в электронный архив бумажные бланки, фото со смартфона или планшета, документы с e-mail и «первичку» в PDF.
Важно: при настройке архива для организации хранения бухгалтерских документов вы сможете предоставить доступ всем или ограниченному числу сотрудников. Выбирайте оптимальный формат, чтобы исключить несанкционированное вмешательство в систему, снизить риск злоупотреблений и быть уверенным в надежности размещения данных, составляющих основу бухгалтерского и налогового учета в компании.
Чтобы использование Entera было для вас максимально выгодным, мы предлагаем несколько тарифов в зависимости от объема документооборота в вашей компании. Чем больше документов вы обрабатываете, тем меньше будет стоимость одной страницы для сканирования.