Как и сколько хранить документы: подробная инструкция для бухгалтеров РК

Ежедневно бухгалтерия принимает, создает и обрабатывает десятки и даже сотни документов различного назначения. Практически каждый из них делает определенный вклад в подсчет итогов деятельности предприятия и расчет базы налогообложения. Поэтому важно изучить, как хранить документы, и найти подходящее место для подшивок бланков. Это позволит исключить их случайное повреждение, порчу или уничтожение, а также предотвратить противоправные действия по исправлению или удалению указанных сведений.

Строгие правила создания, обработки и хранения документов разработаны не просто так. Прежде всего, наличие подтверждающих сведений необходимо самой компании, чтобы:

• правильно рассчитать налоговые обязательства;
• защитить свои имущественные и репутационные интересы;
• разрешить спор с контрагентами по поводу поставок или оплаты;
• проконтролировать трудовой стаж сотрудников;
• подтвердить законность совершения хозяйственных операций;
• предоставить сведения для проверки по запросу налоговых служб или других надзорных органов;
• подтвердить статус благонадежного предприятия, сотрудничество с которым не вызовет подозрений и вопросов у проверяющих служб.

Важно: предприятия, игнорирующие требования законодательства по организации хранения данных и не соблюдающие установленные сроки, признаются нарушителями и подлежат крупным финансовым взысканиям. Санкции применяют не только к самой компании, но и к ее должностным лицам, что значительно увеличивает сумму штрафа. Кроме того, при отсутствии подтверждающих бланков налоговая служба может доначислить обязательства и заставить уплатить их вместе с пеней.

Ответы на вопросы, как и где хранить документы, можно уточнить по следующим нормативным актам:

• Приказ № 279-НҚ «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения», который вступил в силу 06 июля 2025 года.
• Налоговый кодекс Республики Казахстан, статьи 48 и 193 которого указывают, где и сколько времени можно хранить документы.
• Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

В качестве внутреннего документа с указаниями, сколько хранить документы, выступает приказ об учетной политике. Его положения обновляются каждый год и являются обязательными к исполнению для всех должностных лиц.

Обратите внимание: специалистам, привлеченным к составлению и ведению бухгалтерской документации, важно понимать, какие документы хранить. Перечисленные выше нормативные акты распространяются на все виды учетной бухгалтерской документации: «первичку», налоговые формы, внутренние правила по учетной политике. Кроме того, обязательному хранению подлежат иные бланки, которые являются основанием для определения объектов налогообложения и расчетов налоговых обязательств, а также стандартные файлы проверки и кадровые сведения по работе с персоналом.

Игнорирование законодательных требований по вопросам, как и где хранить документы, предусматривает для нарушителей административную ответственность согласно положениям ст.276 КоАП РК. При первичном нарушении можно ограничиться предупреждением, тогда как выявление повторных случаев несоблюдения установленных правил предусматривает штраф от 25 до 75 МРП. Уплатить его следует в течение 30 дней с момента получения Постановления, иначе к предприятию-нарушителю будут применены меры принудительного взыскания.

Важно: штрафные санкции накладывают не только за отсутствие бухгалтерских документов, но и за действия или бездействие, которые стали причиной их порчи, уничтожения или утраты. Обычно такие последствия вызывает несоблюдение правил хранения, отказ от формирования архива или нарушение установленных сроков, когда бланки передают на утилизацию до истечения установленного периода их хранения.

Подробно рассмотреть каждый бланк и законодательно закрепить срок его хранения затруднительно из-за разнообразия «первички». Поэтому разработаны следующие общие правила, позволяющие классифицировать сведения в зависимости от их содержания и назначения:

• Учетную документацию, которая применяется для расчета налогооблагаемой базы или имеет прямое отношение к объектам налогообложения, следует хранить не менее 5 лет.
• Первичные документы, которые фиксируют совершение хозяйственной операции и выступают основанием для бухгалтерской записи в регистрах и на счетах (ордера, акты, книги учета, банковские выписки, квитанции, ЭСФ и накладные) хранят 5 лет при условии, что в течение этого срока с момента составления в отношении перечисленных бумаг была проведена проверка.
• Ведомости с начислением заработной платы и сопроводительные бланки в бумажном или электронном виде хранят 75 лет.
• Продолжительность хранения 75 лет также предусмотрена для ведомостей на выплату дивидендов.
• На постоянной основе хранят бланки бухгалтерской и финансовой отчетности по МСФО, документы по валютным и конверсионным операциям, годовую отчетность для налоговых служб, бланки на выплаты, по которым не начисляют страховые взносы в государственные фонды. Кроме того, обязательному постоянному хранению подлежат годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов, внутренние нормативные акты об оплате труда и премировании персонала, инвентаризационные описи при ликвидации и некоторые другие бланки.

Важно: срок хранения рассчитывают, начиная со следующего налогового периода, который наступает после отчетного периода, за который налоговые обязательства были начислены с включением в расчет данных имеющейся «первички». Исключения — случаи, указанные в пунктах 4 и 5 статьи 193 НК РК, если срок хранения сведений превышает период, установленный законодательством. Если в течение установленного срока хранения документы не участвовали в проверке, их уничтожение запрещено.

Подробная информация о том, сколько и какие документы хранить на предприятии, собрана в таблице:

Обратите внимание: сроки хранения отдельных видов бланков могут меняться. Поэтому необходимо отслеживать законодательные нововведения с актуальной информацией, сколько можно хранить документ с учетом его назначения и содержания.

Указанные выше сроки хранения бухгалтерских бланков могут увеличиваться в отдельных случаях. Отвечая, как хранить документы, эксперты в области учета напоминают:

• Бланки с временным сроком хранения не подлежат утилизации до момента проведения экспертизы их ценности и согласования описей и акта на уничтожение экспертно-проверочной комиссией республиканского архива, если такие сведения не подлежат обязательному хранению в республиканском архиве, Архиве Президента Республики Казахстан либо местного исполнительного органа.
• Данные о передаче прав на движимое и недвижимое имущество и сделок с ним формируются на бумажном носителе и в электронном формате и подлежат постоянному хранению.

Запрещено уничтожение документации с истекшим сроком хранения во время проведения налоговой проверки, а также после ее завершения в случае, если в учете обнаружены нарушения или, напротив, налоговые органы сделали недостоверный вывод о недоимках или несоблюдении законодательства, и компания намерена обращаться в суд для урегулирования спора.

Нередко вопрос, как и сколько хранить документы, возникает у компаний к моменту ликвидации. Важно помнить, что предприятие считается прекратившим деятельность, а процедура ликвидации — завершенной сразу после внесения соответствующих сведений в Национальный реестр бизнес-идентификационных номеров. С этой даты юридическое лицо уже не принимает и не несет ответственности и обязательств согласно закону.

Однако текст Перечня типовых документов (Постановление Правительства РК от 26 декабря 2011 года № 1605) указывает, что значительная часть бланков «первички» должна храниться в течение 75 лет или постоянно. Чаще это сведения по кадровым вопросам и бланки с начислениями заработной платы и других доходов, а также информация по пенсионным отчислениям и взносам в социальные фонды.

Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (Постановление РК от 21 декабря 2011 года № 1570) указывают, что уничтожение или хранение учетных журналов и других форм бухгалтерии осуществляется с учетом законодательных требований по согласованию с государственным органом управления архивами или местной исполнительной властью. Поэтому сразу после завершения процедуры ликвидации необходимо организовать проведение инвентаризации документов в присутствии государственного архивариуса, чтобы отобрать материалы для дальнейшей передачи в архив. При этом прочие сведения и отчеты подлежат уничтожению.

Для обеспечения сохранности учетной информации и ее защиты от случайного уничтожения документы можно хранить в архиве. Ответственным лицом за его ведение считается главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель компании или специально уполномоченное лицо. Если речь идет о бумажных бланках, для них целесообразно выделить отдельное помещение, где можно упорядоченно хранить подшивки и папки, сортируя их по дате, типу или назначению. Для электронной документации создают электронный архив — систему для размещения файлов с разрешением PDF, SGML, XML или TXT. Их получают путем ввода информации в ПК или при сканировании бумажных бланков.

При кажущейся простоте формирования и ведения бумажные архивы имеют ряд существенных недостатков:

• Подшивки и папки формируют вручную, тратя на эту работу много времени.
• Для хранения бумаг требуется выделить помещение и ограничить доступ в него посторонних.
• Даже при соблюдении указанных правил остается риск случайной порчи или потери информации.
• Поиск нужного документа занимает очень много времени.
• Даже при ограничении доступа сохраняется риск злоупотреблений и мошеннических действий со стороны персонала или посторонних лиц.
• Бумажный формат не позволяет использовать один и тот же бланк сразу несколькими сотрудниками.

В свою очередь, электронный архив, где можно хранить документы, имеет целый ряд преимуществ:

• Отсутствуют ограничения по объему информации.
• Поиск нужного бланка по известным реквизитам занимает несколько минут.
• Нет необходимости арендовать или выделять помещение под архив.
• Риск утраты или порчи документа сведен к нулю.
• Можно легко настроить доступ к архивным данным для ограниченного числа сотрудников.

Надежность и безопасность электронных архивов гарантируют сохранность данных в течение необходимого срока, а также значительно упрощают контроль сроков «первички» для своевременного уничтожения устаревшей информации.

Утилизация документов по завершении срока их обязательного хранения требует соблюдения некоторых правил. Обязательным условием здесь является формирование комиссии из трех человек или более, в состав которой входят главный бухгалтер или иное ответственное лицо, представитель руководства, а также лица, несущие ответственность за сохранность учетных данных. Создание комиссии оформляется соответствующим приказом руководителя. Привлечение к процедуре государственных специалистов по архивированию не требуется.

Перед уничтожением данных необходимо составить специальный акт. Его форма законодательно не установлена, поэтому в качестве образца можно использовать приложение 22 к Правилам документирования. Одновременно составляется опись отобранных бланков, утративших практическое значение и не имеющих научно-исторической ценности, и протокол с указанием количества и веса документации. Передача данных из архива компании осуществляется по приемо-сдаточной накладной, которую подписывают принимающая и передающая стороны.

Для удобства и безопасности утилизации значительного количества бумажных бланков их упаковывают в мешки, не забывая пересчитывать тома для уничтожения. Уничтожение может осуществляться путем сжигания, разрезания в шредере или разрывания на мелкие части. После завершения процедуры составляется заключительный акт о физическом уничтожении документов. А если бланки на утилизацию передаются специализированному предприятию, оно обязано не только выполнить задачу, но и предоставить Акт выполненных работ.

Вопрос, как и сколько хранить документы, может вызвать целый ворох вопросов. Чтобы упростить процесс формирования и ведения архива, эксперты рекомендуют:

• Вести реестр бухгалтерских документов. Он включает номер по порядку дела, его точное наименование, дату создания или поступления, количество листов, краткое описание сути (например, «акты сверки с контрагентом за квартал»), а также статус хранения — оригинал или копия, с указанием инвентарного номера папки. Лучше вести реестр в табличном формате — Excel или Google Sheets для гибкости, с колонками по перечисленным полям, сортировкой по датам и авторам, а также автоматическим нумерацией строк.
• Регулярно проверять сроки хранения документации. Это необходимо для своевременного освобождения архива от неактуальной информации, что снижает риски переполнения хранилища. Проверка проводится ежеквартально или ежегодно в зависимости от объема архива, с использованием номенклатуры дел и реестра для выявления документов, достигших предельных сроков (например, 5 лет для «первички» или 75 лет для постоянного хранения). Для упрощения задачи можно выделять устаревшую информацию цветом, чтобы потом на основании отметок быстро подготовить комплекты на уничтожение.
• Использовать специализированные сервисы для ведения архива. Они позволяют оцифровывать «первичку», вести электронный реестр с автоматическим расчетом сроков и составлять акты для утилизации, а также исключить доступ к данным для посторонних.

Если обработка бухгалтерской «первички» затруднительна из-за большого количества бланков, делегируйте задачи по их распознаванию, вводу хранению мультисервису Entera. Он не просто сканирует и вносит данные в базу учета, но и формирует собственный электронный архив, автоматически перенаправляя в него все полученные и созданные бланки. Кроме того, после распознавания скан прикрепляется к записи в 1С, чтобы вы могли легко проверить содержание исходника. А при необходимости найти нужный документ по реквизитам система потратит на эту задачу не более пары минут.

Почему вам не обойтись без Entera? Обратите внимание на следующие преимущества программного решения, не имеющие достойных аналогов:

• Мультисервис выполняет пакетную обработку, внося сразу до 100 бланков любого объема.
• Программа распознает большинство современных видов первичных документов и безошибочно классифицирует их по назначению.
• Точность сканирования информации превышает 98%, даже при ухудшении качества печати и при повреждении бланка.
• Entera распознает текстовые данные, файлы pdf и фото со смартфона.
• Мы предлагаем несколько выгодных тарифов. Чем больше данных вы обрабатываете, тем ниже стоимость их внесения.