Электронный архив бухгалтерии: оптимальное сочетание удобства и безопасности

С 06 июля 2025 года в Республике Казахстан вступил в силу новый Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НК «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».​

Он был разработан в связи с внесением существенных изменений в некоторые законодательные акты, которые регламентируют ведение документооборота и хранение документов в архиве. Основой для разработки нового законодательного акта стал Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года № 326-I с актуальными изменениями.

В Приказе № 279-НК перечислены 788 актуальных видов бумажных и электронных документов, которые систематизированы с учетом содержания по 13 разделам (управление, закупки, учет, хозяйственные вопросы). Основная цель разработки нового законодательного акта — установление единых правил хранения для всех без исключения хозяйствующих субъектов. При этом, перечень типовых документов и сроки хранения документов остались неизменными.

Соблюдение положений Приказа № 279-НК обязательно для всех государственных и негосударственных организаций Республики Казахстан. А включенный в него перечень документов касается всех бланков, которые образуются в процессе хозяйственной деятельности предприятий или поступают от контрагентов, а по завершении использования подразумевают занесение в электронный архив.

Обратите внимание: обязательное хранение документов в архиве необходимо, в первую очередь, самой компании. Они могут потребоваться в случае судебных разбирательств, для подтверждения законности операций или контроля трудового стажа и решения других вопросов, помогая отстоять имущественные интересы предприятия, избежать крупных взысканий и подтвердить свою благонадежность перед надзорными органами.

Внесению в электронный архив для продолжительного хранения согласно установленным срокам подлежат следующие виды документов:

• полный комплект финансовой и бухгалтерской отчетности;
• сводные годовые отчеты;
• отчетность по валютным платежам, операциям с грантами и конверсионным операциям;
• полный комплект налоговой отчетности;
• перечень осуществленных выплат, которые не подлежат начислению страховых взносов в страховые фонды;
• годовые ведомости по начислениям и взносам в Фонд социального медицинского страхования;
• все ведомости по оплате труда и премированию;
• акты по результатам инвентаризации, проведенной в ходе ликвидационных мероприятий.

Также длительное хранение документов в архиве обязательно для некоторых видов бухгалтерской «первички»:

• банковских выписок и кассовых ордеров;
• табелей и ордеров;
• бланков, подтверждающих осуществление валютных операций;
• данных на списание или сдачу материальных ценностей.

Сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от содержания и значения бланка для контроля и управления работой компании. Для некоторых видов «первички» и отчетности, используемых в повседневной работе бухгалтера, установлена следующая продолжительность хранения:

• первичные документы — в течение 5 лет с момента завершения года составления;
• бумажные и электронные регистры бухгалтерского учета (книги, учетные карточки, главная книга) — не менее 5 лет или дольше вплоть до момента документальной проверки или налоговой ревизии;
• данные, регламентирующие ведение учетной политики, — не менее 5 лет с момента завершения календарного года, в котором они использовались в последний раз;
• квартальная отчетность при условии составления и сдачи годовых отчетов — в течение 5 лет, при отсутствии годовых отчетов обязательно постоянное хранение;
• годовая отчетность — постоянное хранение;
• счета-фактуры — 5 лет;
• сведения по кадровому составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты составления (75 лет для бланков 2003 года и ранее, 50 лет для более поздних);
• ведомости на премирование персонала — 5 лет;
• оригиналы личных документов персонала — не менее 50 лет.

Уточнить конкретный период для каждого вида документа можно по таблице, где указаны актуальные сроки хранения документов.

Обратите внимание: при внесении изменений в некоторые законодательные акты сроки хранения документов могут меняться. Поэтому обязательно отслеживайте актуальные данные, чтобы избежать финансовых взысканий.

Чтобы помочь предприятиям организовать удобное и безопасное хранение документов в архиве, разработаны следующие обязательные требования, изложенные в Приказе Министра культуры и информации РК от 17 июня 2025 года № 279-НК:

• передача данных в архив документов должна осуществляться с учетом установленных для них сроков хранения в зависимости от состава и значимости данных;
• требования по хранению распространяется как на бумажные, так и на идентичные им электронные носители, информация на которых удостоверяется электронной цифровой подписью;
• компании-владельцы обязаны обеспечить полную сохранность архива документов, исключая их утрату, случайное повреждение или несанкционированный доступ;
• документы с постоянным сроком хранения помещаются в архив и находятся в нем вплоть до момента ликвидации предприятия или наступления иного срока, установленного законодательством;
• документы с содержанием данных, представляющих государственную тайну или конфиденциальную информацию, должны храниться в условиях с максимально ограниченным доступом.

Перечисленные требования актуальны для всех без исключения государственных и негосударственных предприятий, которые работают согласно положениям Приказа № 279-НК.

Чтобы избежать возможных злоупотреблений и не допустить преждевременного уничтожения данных, законодательно установлена следующая процедура:

• создается экспертная комиссия, которая несет ответственность за процедуру уничтожения бланков, отбор бумаг для утилизации и составление актов по результатам проделанной работы;
• экспертная комиссия изучает бумажный или электронный архив документов, чтобы безошибочно отобрать и сформировать перечень данных для акта о выявлении устаревших бланков, после чего передает акт на подпись руководителю;
• бумажные бланки упаковывают в коробки или мешки, после чего направляют на утилизацию одним из следующих методов — пропусканием через шредер, сжиганием или передачей специализированной компании, которая оказывает услуги утилизации;
• в процессе уничтожения бумаг составляется соответствующий акт, который скрепляется подписями руководителя и членов комиссии.

Важно: если уничтожаются устаревшие личные документы персонала, комиссия составляет и направляет соответствующий акт в МВД для обязательного учета.

Ответственность за несоблюдение правил ведения архива документов прописана в ст.276 КоАП РК. Согласно ее положениям:

• в случае первичного нарушения виновный получает предупреждение;
• при повторном нарушении выписывают штраф в размере от 25 до 75 МРП.

Большинство случаев нарушений связано с отсутствием на предприятии первичных документов, обязательных для хранения. Чаще выявляют отказ от ведения бухгалтерской документации, отсутствие налоговой отчетности и данных, по которым можно точно рассчитать объект для начисления налогов.

При наложении штрафа виновная сторона обязана уплатить его в течение 30 дней. При отказе к нарушителю могут применяться меры принудительного взыскания.

Работать с первичкой и формировать архив из электронной почты и сканированных документов можно благодаря мультисервису Entera. Он самостоятельно направляет входящие и исходящие документы в электронный архив, где документы сортируются по наименованию и назначению для удобного упорядоченного хранения.

Для удобства бухгалтеров предусмотрены:

• распознавание и прочтение реквизитов более 20 видов документов;
• опция потокового внесения для пакетов из 100 бланков или файлов;
• удобный экспорт данных для формирования реестра на случай налоговой проверки;
• быстрый поиск нужного бланка по реквизитам за 2 минуты или меньше;
• прикрепление скана к соответствующей записи в 1С;
• удобное отслеживание сроков хранения документов для своевременного освобождения места в архиве;
• соблюдение требований конфиденциальности данных.

При создании и пополнении электронного архива вы можете выбрать оптимальный вариант предоставления доступа к данным для всех или некоторых сотрудников бухгалтерии. Это позволит исключить риск умышленной порчи или подделки документов, их случайной утраты раньше установленного срока хранения.

Обратите внимание: мы сделали все возможное, чтобы хранение документов в архиве Entera и их внесение стали для вас еще выгоднее. С 1 ноября 2024 года мы упростили порядок тарификации сразу для нескольких видов актуальных документов:
ТОРГ-2, Договор, Приложение к договору, Дополнительное соглашение, Приказ, Детализация, Спецификция, Авансовый отчет АО 1, Отчет агента, ГТД, Письмо, Письмо на возврат, Акт сверки, Акт зачета.

Теперь при распознавании всех перечисленных многостраничных документов вы будете платить не за каждую, а только за 1 страницу распознавания независимо от объема документа.