Переход на электронный документооборот не отменил создание и обмен бумажными документами: накладными, актами, счетами-фактурами, приказами и платежными квитанциями. Все они подтверждают совершение хозяйственных операций, используются при начислении налоговых обязательств и потому должны храниться на предприятии в течение длительного времени. Этот вопрос находится на особом контроле государственных органов, осуществляющих проверку правильности ведения бухгалтерии. А к нарушителям, не соблюдающим сроки хранения документов, применяют серьезные финансовые взыскания.
Необходимость ведения бумажного архива создает дополнительную нагрузку на учетный отдел. Нужно сформировать десятки папок и подшивок, найти для них подходящее место, соблюсти сроки хранения документов в организации и обеспечить правильную утилизацию – все это требует времени и значительных усилий. А поиск нужной накладной или акта в таких условиях может занимать несколько дней. Поэтому вопрос архивирования бланков остается одним из самых острых для бухгалтерии и требует профессионального решения.
Не хватает времени для текущих дел? Задействуйте в своей работе мультисервис Entera! Он возьмет на себя автоматический ввод первичных документов в учетную базу, переведет бумажные бланки в цифровой формат. И сразу сформирует надежный электронный архив, где все данные будут храниться в течение длительного времени с гарантией защиты от случайного исчезновения или постороннего вмешательства.
Какой срок хранения типовых документов установлен законодательством РК?
В настоящее время в Республике Казахстан действуют сразу несколько нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения типовых документов:
- ПП РК № 703 от 31.10.2018г.;
- Приказ министра культуры и спорта РК №263 от 29.09.2017 г., утверждающий Перечень типовых документов в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием срока хранения;
- Приказ МФ РК №241 от 31.03.2015г., регламентирующий Правила ведения бухучета.
Обратите внимание: в приказ министра культуры и спорта РК №263 от 29.09.2017 г. в мае 2024 года были внесены изменения.
Согласно новым требованиям сроки хранения типовых документов в организации были изменены: отменено требование хранить 75 лет сведения об аттестации, получении образования, изменении ФИО, оплате труда, премировании, присвоении званий и чинов, выплате пособий и т.д. Новый приказ вступил в законную силу 01 июня 2024 года.
Согласно новым требованиям сроки хранения типовых документов в организации были изменены: отменено требование хранить 75 лет сведения об аттестации, получении образования, изменении ФИО, оплате труда, премировании, присвоении званий и чинов, выплате пособий и т.д. Новый приказ вступил в законную силу 01 июня 2024 года.
Перечисленные выше законодательные акты содержат перечень документов с указанием сроков хранения. В обязательном порядке нужно передавать в архив на постоянное размещение:
- документы бухгалтерской и финансовой отчетности;
- документы о проведении валютных и конверсионных операций, а также данные о получении и использовании грантов;
- сводную годовую отчетность;
- все годовые отчеты в налоговые органы;
- документы о поступлении валюты, платежные бланки;
- документы с указанием выплат, на которые не начисляют страховые взносы в социальные фонды;
- годовые расчеты по начислению страховых взносов в Фонд социального медицинского страхования;
- инвентаризационные описи при ликвидации;
- распорядительные документы об оплате труда и премировании персонала.
Документы, необходимые для исчисления пенсионного стажа и пенсионных выплат, имеют максимальный срок хранения – 75 лет с возможностью передачи на постоянное хранение. В свою очередь, «первичка» направляется в архив на менее продолжительное время. Так, в перечне документов с указанием срока хранения 5 лет входят:
- кассовые ордера;
- банковские документы;
- ордера и табели;
- бумаги, подтверждающие совершение валютных операций;
- документы о списании и сдаче материальных ценностей.
Важно: документы организации с указанием сроков хранения 5 лет по истечении указанного времени можно утилизировать, если на предприятии проводилась ревизия. В противном случае бумаги не уничтожают и по мере накопления передают в архив для длительного хранения.
Для исполнения законодательных требований на предприятиях необходимо:
- приказом руководителя назначить уполномоченное лицо, ответственное за отбор бланков и соблюдение сроков хранения документов в организации;
- обеспечить условия для хранения данных в специально оборудованном помещении или своевременную передачу в сторонний архив на основании договора об оказании услуг хранения;
- своевременно формировать подборки бланков для отправки на хранение.
Сложно разобраться в сотнях документов? Переложите эту обязанность на Entera! Мультисервис проверит расчеты и номенклатуру, самостоятельно отсканирует и внесет «первичку» в учетную систему и сразу отправит новые данные в электронный архив, где они будут упорядоченно храниться в течение нескольких лет.
Перечень сроков хранения документов для основных бланков «первички»
В настоящее время перечень сроков хранения документов в организации в РК выглядит так:
- комплект бухгалтерской отчетности и пояснительные записки – постоянно;
- все виды первичных документов – 5 лет;
- ведомости начисления заработной платы – 75 лет;
- доверенности, оформленные руководителем на имя сотрудников компании или сторонних лиц, — 3 года;
- сведения о расходовании займов – 5 лет;
- гарантийные письма, книги и журналы учета – 5 лет;
- инвентаризационные документы – 5 лет;
- документы о выплате пенсий и пособий, оплате листков нетрудоспособности – 5 лет;
- справки о предоставлении налоговых льгот – 5 лет;
- документы по дебиторской задолженности, акты о случаях хищений и недостач – 5 лет;
- документы о начислении амортизации, переоценке и расчету стоимости основных фондов – 5 лет;
- паспорта зданий и объектов, отнесенных к памятникам градостроительства и архитектуры, – постоянно
- журналы регистрации и книги учета проверок, ревизий, посещений контролирующих органов, а также итоговых документов – 5 лет;
- трудовые договоры – 75 лет;
- договоры о материальной ответственности сотрудников и третьих лиц – 5 лет.
Если согласно перечню сроков хранения документов в организации бланки утратили актуальность, их можно утилизировать. Для этого приказом руководителя назначается комиссия из трех человек. Чаще это представитель руководящего звена, бухгалтер и сотрудник, ответственный за формирование архива. Комиссия отбирает документы для уничтожения, составляет их опись и протокол с указанием веса и количества. Если работы выполняет сторонняя компания-аутсорсер по предоставлению услуг архивирования, уничтожение бланков подтверждают приемо-сдаточной накладной и актом выполненных работ.
Доверяя Entera создание электронного архива, вы сможете легко отслеживать сроки хранения первичных документов. Мультисервис позволяет отсортировать бланки по наименованию и дате составления. Поэтому поиск нужной информации займет несколько секунд, и вы легко выберете документы для утилизации.
Если типовой перечень сроков хранения документов не соблюдается: взыскания для нарушителей
Для предприятий, не учитывающих типовой перечень сроков хранения документов, предусмотрены серьезные финансовые санкции согласно положениям п.1, п.2. ст.276 КоАП РК:
- предупреждение (первичное нарушение);
- штраф 25 до 75 МРП (повторное нарушение).
Важно: санкции за нарушение типовых сроков хранения документов в организации применяют к предприятиям, где хранение организовано с нарушениями, а также на момент проверки выявлено отсутствие бухгалтерских документов. Под этим понятием подразумевают «физическое» отсутствие бланков «первички», а также отсутствие документов, на основании которых можно определить объект налогообложения и рассчитать обязательства перед бюджетом.
Если предприятие не отражает первичные документы на приход и реализацию в учетной базе, к нему применяют следующие взыскания согласно п.3, п.4. ст.276 КоАП РК:
- предупреждение (первичное нарушение);
- штраф от 3%-10% от стоимости неучтенных товаров (повторное нарушение).
На оплату взыскания нарушители получают 30 календарных дней, по истечении которых к субъектам бизнеса могут применять меры принудительного взыскания.
Нет необходимости запоминать перечень типовых документов с указанием сроков хранения, если вы используете в работе мультисервис Entera. Программа упорядоченно размещает бланки в электронном архиве и имеет встроенный фильтр для сортировки. Вы сможете просматривать содержимое архива по дате формирования записей и легко сверять, по каким данным истекает срок хранения.
Архивирование с соблюдением сроков хранения бухгалтерских документов: с Entera – проще и удобнее
Формирование архива и соблюдение сроков хранения документов перестанет быть проблемой, если использовать возможности облачного мультисервиса Entera. Он не только автоматизирует ввод «первички», но и надежно хранит ее в собственной электронной базе, где поиск нужного бланка занимает несколько секунд. Благодаря настройке прав доступа получить возможность просматривать данные могут только отдельные сотрудники. А удобный фильтр позволяет контролировать документы с указанием сроков хранения и удалять ненужные документы.
Мы рады предложить вашему вниманию:
- выгодную тарификацию – с 01 ноября 2024 года для ряда многостраничных бланков введена оплата как за 1 страницу (нововведение касается бланков ТОРГ-2, Договор, Приложение к договору, Дополнительное соглашение, Приказ, Детализация, Спецификация, Авансовый отчет АО 1, Отчет агента, ГТД, Письмо, Письмо на возврат, Акт сверки, Акт зачета);
- целый набор дополнительных функций – опцию пакетного ввода данных, сопоставление номенклатуры, проверку расчетов в табличной части, распознавание реквизитов, получение входящей «первички» из любых источников благодаря несложной настройке и т.д.;
- прикрепление скана бумажного документа к электронным документам.
Желаете попробовать? Оставьте заявку, чтобы получить доступ к бесплатному тестовому периоду для ввода 10 любых документов.
