Сроки хранения документов в бухгалтерии: основные законодательные требования в Республике Казахстан

Переход на электронный документооборот не отменил создание и обмен бумажными документами: накладными, актами, счетами-фактурами, приказами и платежными квитанциями. Все они подтверждают совершение хозяйственных операций, используются при начислении налоговых обязательств и потому должны храниться на предприятии в течение длительного времени. Этот вопрос находится на особом контроле государственных органов, осуществляющих проверку правильности ведения бухгалтерии. А к нарушителям, не соблюдающим сроки хранения документов, применяют серьезные финансовые взыскания.

Необходимость ведения бумажного архива создает дополнительную нагрузку на учетный отдел. Нужно сформировать десятки папок и подшивок, найти для них подходящее место, соблюсти сроки хранения документов в организации и обеспечить правильную утилизацию – все это требует времени и значительных усилий. А поиск нужной накладной или акта в таких условиях может занимать несколько дней. Поэтому вопрос архивирования бланков остается одним из самых острых для бухгалтерии и требует профессионального решения.

Не хватает времени для текущих дел? Задействуйте в своей работе мультисервис Entera! Он возьмет на себя автоматический ввод первичных документов в учетную базу, переведет бумажные бланки в цифровой формат. И сразу сформирует надежный электронный архив, где все данные будут храниться в течение длительного времени с гарантией защиты от случайного исчезновения или постороннего вмешательства.

В настоящее время в Республике Казахстан действуют сразу несколько нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения типовых документов:

Обратите внимание: в приказ министра культуры и спорта РК №263 от 29.09.2017 г. в мае 2024 года были внесены изменения.
Согласно новым требованиям сроки хранения типовых документов в организации были изменены: отменено требование хранить 75 лет сведения об аттестации, получении образования, изменении ФИО, оплате труда, премировании, присвоении званий и чинов, выплате пособий и т.д. Новый приказ вступил в законную силу 01 июня 2024 года.

Перечисленные выше законодательные акты содержат перечень документов с указанием сроков хранения. В обязательном порядке нужно передавать в архив на постоянное размещение:

Документы, необходимые для исчисления пенсионного стажа и пенсионных выплат, имеют максимальный срок хранения – 75 лет с возможностью передачи на постоянное хранение. В свою очередь, «первичка» направляется в архив на менее продолжительное время. Так, в перечне документов с указанием срока хранения 5 лет входят:

Важно: документы организации с указанием сроков хранения 5 лет по истечении указанного времени можно утилизировать, если на предприятии проводилась ревизия. В противном случае бумаги не уничтожают и по мере накопления передают в архив для длительного хранения.

Для исполнения законодательных требований на предприятиях необходимо:

Сложно разобраться в сотнях документов? Переложите эту обязанность на Entera! Мультисервис проверит расчеты и номенклатуру, самостоятельно отсканирует и внесет «первичку» в учетную систему и сразу отправит новые данные в электронный архив, где они будут упорядоченно храниться в течение нескольких лет.

В настоящее время перечень сроков хранения документов в организации в РК выглядит так:

Если согласно перечню сроков хранения документов в организации бланки утратили актуальность, их можно утилизировать. Для этого приказом руководителя назначается комиссия из трех человек. Чаще это представитель руководящего звена, бухгалтер и сотрудник, ответственный за формирование архива. Комиссия отбирает документы для уничтожения, составляет их опись и протокол с указанием веса и количества. Если работы выполняет сторонняя компания-аутсорсер по предоставлению услуг архивирования, уничтожение бланков подтверждают приемо-сдаточной накладной и актом выполненных работ.

Доверяя Entera создание электронного архива, вы сможете легко отслеживать сроки хранения первичных документов. Мультисервис позволяет отсортировать бланки по наименованию и дате составления. Поэтому поиск нужной информации займет несколько секунд, и вы легко выберете документы для утилизации.

Для предприятий, не учитывающих типовой перечень сроков хранения документов, предусмотрены серьезные финансовые санкции согласно положениям п.1, п.2. ст.276 КоАП РК:

Важно: санкции за нарушение типовых сроков хранения документов в организации применяют к предприятиям, где хранение организовано с нарушениями, а также на момент проверки выявлено отсутствие бухгалтерских документов. Под этим понятием подразумевают «физическое» отсутствие бланков «первички», а также отсутствие документов, на основании которых можно определить объект налогообложения и рассчитать обязательства перед бюджетом.

Если предприятие не отражает первичные документы на приход и реализацию в учетной базе, к нему применяют следующие взыскания согласно п.3, п.4. ст.276 КоАП РК:

На оплату взыскания нарушители получают 30 календарных дней, по истечении которых к субъектам бизнеса могут применять меры принудительного взыскания.

Нет необходимости запоминать перечень типовых документов с указанием сроков хранения, если вы используете в работе мультисервис Entera. Программа упорядоченно размещает бланки в электронном архиве и имеет встроенный фильтр для сортировки. Вы сможете просматривать содержимое архива по дате формирования записей и легко сверять, по каким данным истекает срок хранения.

Формирование архива и соблюдение сроков хранения документов перестанет быть проблемой, если использовать возможности облачного мультисервиса Entera. Он не только автоматизирует ввод «первички», но и надежно хранит ее в собственной электронной базе, где поиск нужного бланка занимает несколько секунд. Благодаря настройке прав доступа получить возможность просматривать данные могут только отдельные сотрудники. А удобный фильтр позволяет контролировать документы с указанием сроков хранения и удалять ненужные документы.

Мы рады предложить вашему вниманию:

Желаете попробовать? Оставьте заявку, чтобы получить доступ к бесплатному тестовому периоду для ввода 10 любых документов.