Хранение документов в бухгалтерии: можно ли упростить эту задачу?

2025-06-10 09:21

На предприятиях, где количество ежедневных первичных документов исчисляется сотнями, хранение документов превращается в головную боль. Сотни подшивок по каждому контрагенту занимают ценное рабочее пространство, коробки с папками преграждают проходы и собирают огромное количество пыли. Поиск нужной накладной или акта превращается в квест, занимающий несколько часов рабочего времени.

А если хотя бы один из бланков оказывается испорченным или теряется в бесконечном море бумаг, предприятию грозит серьезный штраф. Существуют ли способы оптимизировать хранение документов в организации и защитить их от случайной утраты?

Изучаете перечень хранения документов, чтобы не нарушить закон?
Не тратьте на эту работу свое время — доверив создание электронного архива мультисервису Entera, вы не потеряете ни одного важного бланка.

👉 Узнать подробнее о возможностях мультисервиса

Архивное хранение документов: что говорит закон?

Сроки хранения документов в зависимости от их вида и содержания, а также правила создания и ведения архива регламентируют сразу несколько законодательных актов:

Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».
Приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения», с учетом Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 6 октября 2020 года № 271.
Приказ Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

Архивное хранение документов в бухгалтерии подробно описано в статье 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Здесь содержится указание для предпринимателей и юридических лиц беречь первичные документы и регистры учета в течение законодательно установленного периода, который составляет от 5 до 75 лет с момента завершения отчетного года или года их составления.

Обязательное хранение документов в организации касается подавляющего большинства бухгалтерских данных. Так, предприятию следует позаботиться о сохранности следующих бланков:

финансовая и бухгалтерская отчетность согласно МСФО;
документы, подтверждающие операции с грантами, а также совершение валютных и конверсионных операций;
сводные годовые отчеты;
отчетность по валютным платежам и поступлениях валютных средств;
отчетность для налоговых органов;
перечень выплат, освобожденных от начисления страховых взносов в государственные страховые фонды;
расчетные ведомости по страховым взносам в Фонд социального медицинского страхования по итогам года;
документы по инвентаризации, составленные ликвидационной комиссией;
документы по оплате труда и премированию персонала.

Также хранение документов в РК обязательно для «первички», подтверждающей совершение хозяйственных операций. В эту группу включены:

кассовые и банковские документы;
ордера и табели;
документы, подтверждающие совершение операций по купле-продаже валюты;
данные по списанию и сдаче материальных ценностей.

Хранение документов в РК имеет важную особенность. Если на предприятии в течение долгого времени не проводилась ревизия, уничтожение или сдача бланков в архив не допускается даже по истечении рекомендованного срока, и сохранять их нужно вплоть до момента проверки. Если же компания прошла ревизию, разрешается соблюдать установленные сроки хранения документов, а по их завершении отправлять данные в архив.

Почему правильное архивное хранение документов имеет особое значение?

Надлежащее хранение документов выгодно, в первую очередь, самой компании. Благодаря их наличию удастся:

доказать обоснованность своих требований при возникновении спорных ситуаций с контрагентами;
отстоять интересы компании в суде, когда истцом выступает другое предприятие или надзорные органы;
подтвердить правильность расчетов базы для налогообложения;
своевременно предоставить ответ на запросы государственных органов о трудовом стаже сотрудников.

Хранение документов в архиве пугает сложностью?
Мультисервис Entera поможет перевести данные в электронный формат, чтобы не выделять под них дополнительное пространство, а поиск нужных документов занимал считанные секунды.

👉 Попробуйте бесплатно!

Сроки хранения документов на предприятии

Перечень сроков хранения документов выглядит так:

№ п/п	Наименование бланка	Установленный срок хранения
1	Бухгалтерская отчетность вместе с пояснительными записками	Постоянно
2	Первичные документы	5 лет
3	Ведомости начисления заработной платы	75 лет для созданных до 2023 года, 50 лет для созданных после 2023 года
4	Доверенности, оформленные руководителем	3 года
5	Гарантийные письма, журналы и книги учета	5 лет
6	Данные по расходованию заемных средств	5 лет
7	Документы по инвентаризации (протоколы, акты, описи)	5 лет
8	Данные о выплате пенсий, пособий, листки нетрудоспособности	5 лет
9	Справки для получения налоговых льгот	5 лет
10	Справки и акты по дебиторской задолженности, хищениях и недостачах	5 лет
11	Документы по переоценке основных фондов, начислению амортизации, оценке стоимости имущества	5 лет
12	Паспорта зданий и сооружений, отнесенных к памятникам архитектуры и градостроительства	Постоянно
13	Журналы и книги учета посещений, ревизий, проверок, обследований и их результатов, актов и предписаний	5 лет
14	Трудовые договоры	75 лет для созданных до 2023 года, 50 лет для созданных после 2023 года
15	Оригиналы личных документов сотрудников	Не менее 50 лет
16	Договоры материальной ответственности	5 лет
17	Локальные нормативные акты (приказ об учетной политике и т. д.)	Не менее 5 лет с момента последнего факта применения
18	Квартальная отчетность (при составлении годовой отчетности)	5 лет
19	Квартальная отчетность при отсутствии годовой отчетности	Постоянно

Обратите внимание: перечень хранения документов может меняться. Поэтому важно отслеживать появление новых законодательных актов и следить за соблюдением установленных сроков, чтобы не получить взыскание.

Соблюдать требования законодательства из перечня сроков хранения документов находится поможет мультисервис Entera. Здесь ни один документ не пропадет раньше срока, а система своевременно напомнит об истечении периода актуальности данных.

Что грозит предприятиям, не соблюдающим правила хранения документов?

Неправильное хранение электронных документов или их бумажных аналогов влечет за собой ответственность согласно п.1, п.2. ст.276 КоАП РК. В настоящее время к нарушителям могут применяться следующие взыскания:

при первичном нарушении – предупреждение;
при повторном нарушении — штраф от 25 до 75 МРП.

Важно: под понятием «отсутствие документов» подразумевают отсутствие на предприятии бухгалтерской документации и налоговых форм, отсутствие налоговой учетной политики, а также документов, по которым можно рассчитать объект налогообложения. К такой ситуации может привести небрежное хранение документов в архиве, организованное с нарушениями вразрез с требованиями законодательства.

После получения Постановления о наложении взыскания нарушитель должен оплатить штраф в течение 30 дней. При уклонении налогоплательщика от ответственности за неправильное хранение электронных документов и бумажных бланков КГД получает право применить к нему меры принудительного взыскания.

Чтобы избежать штрафа, доверьте создание архива в бухгалтерии мультисервису Entera. С ним хранение документов в бухгалтерии будет максимально удобным и полностью безопасным.

Система хранения документов с Entera: бухгалтерский архив по полочкам!

Как объединить тысячи бланков в одном архиве и обеспечить надежное хранение документов в организации? Ответ на этот вопрос знает мультисервис Entera. Он не просто сканирует документы для внесения в учетную базу, но и автоматически отправляет их в собственный архив.

Вся информация находится в полной безопасности благодаря протоколам шифрования. А в случае проверки или при необходимости восстановления учетной базы 1С электронные копии доступны для экспорта.

Также система хранения документов Entera имеет следующие преимущества:

все данные собраны в едином пространстве;
предусмотрено автоматическое прикрепление скана документа а записи в 1С;
поиск в архиве нужного бланка по известным реквизитам занимает не более 1-2 минут;
благодаря облачному формату система хранения документов доступна в любое время при наличии интернет-соединения;
можно создать реестр документов по указанным параметрам;
доступно ограничение доступа для разных категорий сотрудников, а также сортировка данных по папкам;
подготовка документов для отправки по запросу в налоговую инспекцию занимает несколько минут.

Чтобы система хранения документов Entera была еще выгоднее, мы предлагаем на выбор несколько тарифов, а также готовы подобрать индивидуальные условия для предприятий с огромным документооборотом.

Желаете попробовать?

Получите бесплатный тестовый доступ к Entera, чтобы оценить ее возможности на личном опыте и организовать хранение документов в организации согласно требованиям закона.

Хранение документов