Номенклатура Казахстана: сопоставляем позиции поставщиков с базой 1С

Отражение в номенклатуре РК нескольких схожих товарных позиций может вызвать путаницу. Так, одни и те же виды одежды или канцелярии, которые отличаются только цветом или мелкими деталями, по-разному именуют в сопроводительной документации. Если не учитывать этот момент, аналитический учет изделий будет затруднен, а база – увеличена на десятки ненужных дополнительных позиций, вносящих нежелательную путаницу. Решением проблемы является сопоставление названий по номенклатуре, благодаря которому:

• товары будут правильно приходоваться и расходоваться;
• удастся избежать ошибок при инвентаризации и учете движения продукции;
• введение документов в учетную базу не будет затруднено необходимостью разбираться с нюансами в описаниях.

Чтобы было легче разобраться в процессе сопоставления номенклатур документов, рассмотрим пример – шестигранный грифельный карандаш Berlingo с ластиком. В базу он может быть внесен в базу разными способами: простой карандаш Berlingo, серый карандаш Berlingo, шестигранный карандаш Berlingo ластик, карандаш с ластиком Berlingo и т.д. Таким образом, в системе будет создано несколько дублирующих позиций, хотя все они будут обозначать один и тот же товар. А если его получают от разных поставщиков, и у каждого принято собственное наименование продукции, количество позиций будет увеличиваться в арифметической прогрессии. Единственное решение здесь — сопоставление названий по номенклатуре 1С, необходимое для правильного построения аналитического учета и проведения инвентаризации.

Сопоставление номенклатуры в 1С – важная часть работы бухгалтера, занятого составлением и внесением в базу первичных документов. Так называют процесс сопоставления товаров и услуг поставщика с имеющейся базой номенклатуры организации. Он позволяет найти соответствие между закупаемой продукцией и ассортиментом компании, чтобы разносить новые поступления и списывать реализацию с одних и тех же нужных позиций. Благодаря сопоставлению можно решить сразу несколько задач:

В небольших предприятиях классификация номенклатуры возможна в ручном режиме в ходе внесения документов, особенно если сотрудничество ведется с одними и теми же поставщиками. И даже в таком случае этот процесс потребует слишком много времени. Если же речь идет о крупной компании с сотнями входящих накладных и счетов, где число товарных позиций исчисляется десятками тысяч, работа специалиста превратится в бесконечный поиск схожих наименований и попытку объединить их в одной карте учета. Единственным решением здесь будет автоматическое сопоставление номенклатур документов. Для этого сегодня разработаны и успешно применяют встроенные сервисы, благодаря которым идентичные товарные позиции вносятся в общую товарную карточку.

Важно: для товаров, производство и движение которых находится под особым государственным контролем, создано полностью автоматизированное сопоставление в 1С номенклатуре. Оно позволяет избежать создания дополнительных позиций, исключить вероятность уклонения от отправки сведений в систему учета и обеспечить строгий контроль остатков.

В частности, это требование актуально для алкогольных и слабоалкогольных напитков. Для них в отдельной графе товарной накладной вводится специальный цифровой код, единый для всех поставщиков и продавцов. Даже если сам напиток имеет какие-либо особенности, под него не будет создана отдельная позиция, и многократного дублирования в 1С удастся избежать. Результат автоматического сопоставления номенклатуры в организации – сокращение времени на внесение данных в учетную систему и на попытку сопоставить позиции, которые по-разному именуют поставщик и получатель.

Для прочих товаров, которые не подлежат строгому государственному контролю, до настоящего времени система единой кодировки не разработана. Тем более что на территории страны действуют тысячи производителей, которые выпускают товары с некоторыми отличиями и работают не по СТ–РК, а по ТУ. Поэтому для сопоставления номенклатуры поставщика и собственной базы потребуется специальный сервис, на базе которого реализованы специальные обучающие технологии и возможности ИИ. Использование такого программного обеспечения:

• снизит нагрузку на бухгалтеров на «первичке»;
• позволит избежать многократного дублирования позиций в системе учета;
• обеспечит правильное ведение аналитики по каждому товару вне зависимости от объема ассортимента.

Чтобы работа со справочником номенклатуры поставщика перестала быть проблемой, используйте мультисервис Entera. В числе его многочисленных функций – автоматическое распознавание наименований продукции и ее сопоставление с базой в 1С номенклатуры. И все это – буквально за 2 секунды и с гарантией исключительной точности более 98%, что освобождает бухгалтера от необходимости дополнительной проверки внесенных сведений.

В зависимости от внутренних требований компании по внесению данных в учетную систему Entera предлагает пять способов ввести номенклатуру по справочнику:

Сформировать связь между уже внесенной номенклатурой Казахстана и товарной позицией кликните на кнопку умного поиска. На экране появится список наиболее близких вариантов, среди которых вы сможете выбрать подходящее название по номенклатуре. Для всех последующих документов такая взаимосвязь сохранится, и бухгалтер будет избавлен от необходимости каждый раз заниматься сверкой и подбирать наименование товара с учетом данных базы.

Для выбора товарной позиции, уже внесенной в каталог 1С, начните вводить наименование продукции. В выпадающем списке выберите тот, который соответствует требованиям. Система запомнит выбор и будет предлагать его при вводе следующих документов.

Для быстрого выбора номенклатуры кликните на поиск и укажите, по какому параметру подбирать товарную позицию: по названию или по артикулу. При выборе первого варианта укажите минимальный процент соответствия. После этого весь справочник номенклатуры будет просканирован, и учетная база подберет позиции, соответствующие заданному условию.

Обратите внимание: в Entera предусмотрены гибкие настройки для создания новых товарных позиций и сопоставления номенклатуры. Программа запомнит выполненные действия и следующий раз выполнит операцию в автоматическом режиме, чтобы ускорить внесение первичных документов в базу 1С.

В меню умного поиска на выбор пользователю предлагается использование стандартного поиска или создание новой номенклатуры в ручном режиме.

При внесении первичных документов оставьте строку для выбора номенклатуры без сопоставления. С целью привлечения внимания она подсветится красным, а поле элемента в 1С будет пустым. При создании документа все подсвеченные позиции будут созданы автоматически с учетом характеристик, указанных пользователем в правой части рабочего окна.

Содержание справочника номенклатур иногда требуется отредактировать. Для этого дважды кликните левой кнопкой мыши на позицию в столбце «Распознанные данные». Это действие активирует поле, после чего можно менять наименование товара, исправлять в нем неточности, добавить в описание нужные детали, выполнить сопоставление наименований и т.д.

Важное преимущество Entera — возможность самообучения. Все позиции, прошедшие через систему, запоминаются сервисом и используются при создании новых входящих и исходящих документов. Кроме того, мультисервис постоянно совершенствуется и «обучается» на основании выполненных пользователем действий. Поэтому список уже известной номенклатуры для него будет постепенно расширяться. И пользователю будет достаточно кликнуть на кнопку «Создать документы», после чего все данные будут проведены по системе. А новые позиции попадут в справочник и будут использоваться при создании входящей и исходящей документации.

Мы рады ответить на все вопросы и предоставить бесплатный доступ к Entera! Оставьте заявку и наш сотрудник свяжется с вами для обсуждения всех вопросов и презентации сервиса.