При использовании ручной обработки первичных документов бухгалтеры сталкиваются со следующими трудностями: возможность допущения ошибок при внесении данных в учетную систему, а также тратой значительного количества времени на выполнение данной процедуры.
При расширении бизнеса и увеличении объема работы бухгалтерии, ручной ввод информации становится невыгодным, в связи с чем возникает вопрос о выборе подходящей программы или сервиса, способного автоматизировать данный процесс. В статье рассмотрим различные варианты и дадим рекомендации по выбору оптимального решения.
Программа 1С для первичных документов
Одним из способов автоматизации процесса обработки первичной документации является использование программы 1С, которая подходит для организаций различных масштабов и может быть адаптирована под индивидуальные потребности и легко интегрирована с другими программами.
1С охватывает все аспекты бухгалтерского учета, а ее интерфейс интуитивно понятен и включает систему подсказок, что делает ее доступной даже для новичков.
Возможность многопользовательской работы позволяет различным отделам работать с программой одновременно. В программе можно быстро создать все необходимые первичные документы.
Однако, несмотря на все преимущества, полностью автоматизировать обработку входящих первичных документов пока не удалось, особенно если не используется система электронного документооборота. В этом случае информация с бумажных документов по-прежнему вводится вручную. Тем не менее, недавно была реализована функция контроля наличия бумажных оригиналов первичных документов. Теперь в разделе “Закупки” типовых форм поступления товаров и услуг есть поле “Оригинал”, и если оригинал документа существует, пользователь отмечает это поле флажком “Получено”. Кроме того, можно отметить флажком поле “Получен” для каждого отдельного документа.
CRM-система как программа учета первичных документов
Руководители компаний в сфере маркетинга, продаж, обслуживания часто внедряют CRM-системы – программное обеспечение для управления отношениями с клиентами. В системе хранится информация о клиентах – текущих, потенциальных, сгруппированная и проанализированная, что позволяет контролировать ход каждой сделки и корректировать работу отдела продаж по мере необходимости.
Если компания активно взаимодействует с клиентами и планирует привлекать новых, ей стоит рассмотреть возможность использования даже самой простой CRM-системы. В платных версиях доступны функции полного учета клиентов и встроенные коммуникации, возможность интеграции с множеством сервисов и программ. Такие системы позволяют вести бухгалтерию, контролировать персонал и решать другие задачи, стоящие перед бизнесом.
CRM-система может принести пользу компании с большим числом клиентов и необходимостью ежедневной обработки большого количества заявок, звонков, сообщений и писем. Она также может оказаться полезной для молодых компаний с отделом продаж, состоящим больше, чем из одного человека, и руководством, планирующим расширение. В этих случаях на старте стоит подготовить сотрудников к работе с CRM-системой, чтобы впоследствии масштабировать и дополнять ее по мере роста компании, вместо того, чтобы останавливать работу на несколько дней для обучения всех сотрудников.
Сервисы для распознавания первичных документов
Еще один тип программного обеспечения для обработки первичной документации - это сервисы для распознавания документов. Обычно это онлайн-сервис, в котором пользователь проходит авторизацию и загружает нужные файлы. Сервис интегрирован с учетной системой, чаще всего с 1С, поэтому после распознавания данных они автоматически загружаются для корректировки и дальнейшего использования.
Принцип работы таких сервисов примерно одинаков, поэтому разработчики стараются внедрять свои уникальные функции, чтобы сделать продукт ещё более удобным для пользователей. Например, мультисервис Entera постоянно совершенствует алгоритмы распознавания, и сейчас точность достигает 98%. Программа считывает тексты любого качества, включая выгоревшие и полустёртые, что особенно важно для документов, прошедших долгий путь и пришедших в бухгалтерию в ненадлежащем виде - испачканных, порванных или помятых.
Сервис распознавания первичных документов Entera работает с различными форматами документов. Можно использовать обычный сканер, загрузить их из системы электронного документооборота (ЭДО), электронной почты или даже сфотографировать на телефон. При этом сервис автоматически определит тип документа и предложит оптимальные параметры распознавания. После обработки сервис выдает таблицу с данными, которые можно сразу использовать в учетной системе.
Таким образом, Энтера значительно упрощает и ускоряет процесс обработки первичной документации, избавляя бухгалтерию от рутинной работы и возможных ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Как выбрать программы, нужные бухгалтеру для учета первички
На основе практического опыта специалисты определили ряд критериев для выбора программного обеспечения или сервисов для обработки первичной документации:
Скорость и удобство использования: насколько быстро сотрудники могут обучиться работе с программным обеспечением, требуется ли установка дополнительного ПО и привлечение программистов для настройки, возможно ли использование сервиса с любого устройства “на ходу” или необходим офис и стационарный компьютер, насколько быстро ПО справляется с большими объемами документов или может зависнуть на полдня, растрачивая рабочее время сотрудников.
Точность распознавания документов: насколько точно программное обеспечение или сервис работает с данными, как осуществляет чтение и распознавание, какого качества документы могут быть обработаны, проверяет ли наличие ошибок, как Entera, или просто загружает сканированный документ, как в некоторых CRM-системах.
Экономия средств на оплату труда сотрудников на участке первичной документации. В зависимости от скорости работы сервиса может быть сэкономлено время на работу с первичной документацией, и там, где ранее справлялись 2-4 сотрудника, может понадобиться только один, что будет выгоднее с точки зрения затрат на заработную плату и обязательные отчисления.
Масштабируемость и гибкость системы: насколько легко система может быть адаптирована к изменениям в бизнес-процессах, интегрирована с другим программным обеспечением и масштабирована по мере роста бизнеса.