Сервис для обработки первичных документов - помощник бухгалтера

При использовании ручной обработки первичных документов бухгалтеры сталкиваются со следующими трудностями: возможность допущения ошибок при внесении данных в учетную систему, а также тратой значительного количества времени на выполнение данной процедуры.

При расширении бизнеса и увеличении объема работы бухгалтерии, ручной ввод информации становится невыгодным, в связи с чем возникает вопрос о выборе подходящей программы или сервиса, способного автоматизировать данный процесс. В статье рассмотрим различные варианты и дадим рекомендации по выбору оптимального решения.

Одним из способов автоматизации процесса обработки первичной документации является использование программы 1С, которая подходит для организаций различных масштабов и может быть адаптирована под индивидуальные потребности и легко интегрирована с другими программами.

1С охватывает все аспекты бухгалтерского учета, а ее интерфейс интуитивно понятен и включает систему подсказок, что делает ее доступной даже для новичков.

Возможность многопользовательской работы позволяет различным отделам работать с программой одновременно. В программе можно быстро создать все необходимые первичные документы.

Однако, несмотря на все преимущества, полностью автоматизировать обработку входящих первичных документов пока не удалось, особенно если не используется система электронного документооборота. В этом случае информация с бумажных документов по-прежнему вводится вручную. Тем не менее, недавно была реализована функция контроля наличия бумажных оригиналов первичных документов. Теперь в разделе “Закупки” типовых форм поступления товаров и услуг есть поле “Оригинал”, и если оригинал документа существует, пользователь отмечает это поле флажком “Получено”. Кроме того, можно отметить флажком поле “Получен” для каждого отдельного документа.

Руководители компаний в сфере маркетинга, продаж, обслуживания часто внедряют CRM-системы – программное обеспечение для управления отношениями с клиентами. В системе хранится информация о клиентах – текущих, потенциальных, сгруппированная и проанализированная, что позволяет контролировать ход каждой сделки и корректировать работу отдела продаж по мере необходимости.

Если компания активно взаимодействует с клиентами и планирует привлекать новых, ей стоит рассмотреть возможность использования даже самой простой CRM-системы. В платных версиях доступны функции полного учета клиентов и встроенные коммуникации, возможность интеграции с множеством сервисов и программ. Такие системы позволяют вести бухгалтерию, контролировать персонал и решать другие задачи, стоящие перед бизнесом.

CRM-система может принести пользу компании с большим числом клиентов и необходимостью ежедневной обработки большого количества заявок, звонков, сообщений и писем. Она также может оказаться полезной для молодых компаний с отделом продаж, состоящим больше, чем из одного человека, и руководством, планирующим расширение. В этих случаях на старте стоит подготовить сотрудников к работе с CRM-системой, чтобы впоследствии масштабировать и дополнять ее по мере роста компании, вместо того, чтобы останавливать работу на несколько дней для обучения всех сотрудников.

Еще один тип программного обеспечения для обработки первичной документации - это сервисы для распознавания документов. Обычно это онлайн-сервис, в котором пользователь проходит авторизацию и загружает нужные файлы. Сервис интегрирован с учетной системой, чаще всего с 1С, поэтому после распознавания данных они автоматически загружаются для корректировки и дальнейшего использования.

Принцип работы таких сервисов примерно одинаков, поэтому разработчики стараются внедрять свои уникальные функции, чтобы сделать продукт ещё более удобным для пользователей. Например, мультисервис Entera постоянно совершенствует алгоритмы распознавания, и сейчас точность достигает 98%. Программа считывает тексты любого качества, включая выгоревшие и полустёртые, что особенно важно для документов, прошедших долгий путь и пришедших в бухгалтерию в ненадлежащем виде - испачканных, порванных или помятых.

Сервис распознавания первичных документов Entera работает с различными форматами документов. Можно использовать обычный сканер, загрузить их из системы электронного документооборота (ЭДО), электронной почты или даже сфотографировать на телефон. При этом сервис автоматически определит тип документа и предложит оптимальные параметры распознавания. После обработки сервис выдает таблицу с данными, которые можно сразу использовать в учетной системе.

Таким образом, Энтера значительно упрощает и ускоряет процесс обработки первичной документации, избавляя бухгалтерию от рутинной работы и возможных ошибок, связанных с ручным вводом данных.

На основе практического опыта специалисты определили ряд критериев для выбора программного обеспечения или сервисов для обработки первичной документации:

Скорость и удобство использования: насколько быстро сотрудники могут обучиться работе с программным обеспечением, требуется ли установка дополнительного ПО и привлечение программистов для настройки, возможно ли использование сервиса с любого устройства “на ходу” или необходим офис и стационарный компьютер, насколько быстро ПО справляется с большими объемами документов или может зависнуть на полдня, растрачивая рабочее время сотрудников.

Точность распознавания документов: насколько точно программное обеспечение или сервис работает с данными, как осуществляет чтение и распознавание, какого качества документы могут быть обработаны, проверяет ли наличие ошибок, как Entera, или просто загружает сканированный документ, как в некоторых CRM-системах.

Масштабируемость и гибкость системы: насколько легко система может быть адаптирована к изменениям в бизнес-процессах, интегрирована с другим программным обеспечением и масштабирована по мере роста бизнеса.