Шаблоны документов в 1С:Бухгалтерия: рекомендации по созданию и настройке

Работа с «первичкой» в 1С — это не только обработка входящей документации, но создание новых бланков, которые подтверждают совершение операции или результаты от ее проведения. Чтобы не тратить рабочие часы на их составление в ручном режиме, в программах 1С имеются встроенные шаблоны документов. Они позволяют тратить минимум времени на заполнение, исключают случайный пропуск важного реквизита и унифицируют данные, что значительно упрощает их обработку в бухгалтерском учете.

Если в вашей базе 1С имеются все необходимые шаблоны документов (предусмотренные разработчиками или созданные самостоятельно), работа с ними осуществляется в таком порядке:

• ответственное лицо формирует новый заказ от клиента;
• затем на основании введенных данных выбирают тип шаблона для заполнения — «Подготовить договор» или «Выставить счет»;
• получив команду, программа автоматически заполняет указанный шаблон, используя внесенные в систему данные клиента и вашей компании, после чего скрепляет бланк подписью и печатью предприятия;
• готовые документы в 1С 8.3 можно распечатать для передачи курьеру или отправить клиенту прямо из базы.

Таким образом, работа с документами в 1С занимает минимум времени и снижает вероятность ошибок, за которые компания рискует получить крупный штраф.

Использование шаблонов для составления «первички» имеет немало достоинств:

• на формирование документа уходит несколько минут;
• все реквизиты подтягиваются автоматически, что исключает пропуск или неверное указание данных;
• при необходимости бланк можно скачать и заполнить вручную;
• в шаблон можно встроить печать и подпись руководителя, что сокращает сроки согласования бланков;
• благодаря автоматизации подготовки «первички» удается ускорить процесс оформления заказов, тем самым повышая качество обслуживания и пропускную способность отдела продаж;
• использование шаблонов документов позволяет отказаться от найма дополнительных сотрудников на составление «первички»;
• формы документов в специализированной редакции «1С:Бухгалтерия для Казахстана» полностью соответствуют актуальным требованиям законодательства Республики Казахстан.

Использование шаблонов для подготовки документов в 1С 8.3 экономит деньги компании и способствует укреплению ее деловой репутации.

В 1С можно создать документ по уже имеющейся форме, а также разработать шаблон документа и настроить его для корректного указания данных.

Чтобы создать новый документ в 1С (например, счет или договор), необходимо: ввести в программу данные контрагента, заполнив его карточку, а затем кликнуть на «Создать счет» или «Подготовить договор». Реквизиты для заполнения будут подтянуты из программы автоматически, а недостающие данные придется заполнить вручную.

Если необходимо подготовить документы для реализации, создать их можно на основании ранее введенного заказа. В открытом документе нужно выбрать опцию «Создать на основании», после чего выбрать из выпадающего списка нужную форму. При необходимости данные в готовых бланках можно поменять — например, указать новые банковские реквизиты, выбрать одну из доступных форм оплаты и т.д.

Для создания файла шаблона потребуется пустой файл MS Word, который затем будет закреплен в настройках. Его можно сразу перенести в 1С. Перейдя в раздел «Документы и файлы» — «Файлы», в открывшемся окне выделите папку «Шаблоны файлов». Загрузите туда заготовку шаблона кликом на кнопку «Создать файл», выбрав команду «Загрузить с диска».

Подготовив заранее подготовленный пустой файл MS Word, дайте ему название — например, «Пример шаблона договора». Кликнув на «Записать и закрыть», сохраните внесенные изменения. Теперь в списке файлов наш будущий документ легко выбрать благодаря уникальному названию. А чтобы открыть его, нужно щелкнуть по значку правой кнопкой мыши и выбрать команду «Открыть карточку».

Для создания нового вида документа в 1С 8.3, который будет заполняться на основании шаблона, следует зайти в раздел «Нормативно-справочная информация» — «Виды документов». Кликом на «Создать» формируем новый документ, в настройках поставьте галочки в разделах «Является договором» и «Использовать срок исполнения», а также другие необходимые настройки в разрезе нумерации или реквизитов. Перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида», можно выбрать для бланка дополнительные необходимые реквизиты по кнопке «Добавить».

Обратите внимание: при создании нового реквизита необходимо задать его наименование и тип значения из списка. Если выбрано «Дополнительное значение», нужно внести соответствующие данные на закладке документа «Значения». Кроме того, на закладке «Нумерация» следует указать порядок нумерации новых бланков.

Перейдя на закладку «Шаблон документа» — «Настройка», можно внести следующие изменения:

• запретить редактирование реквизитов;
• запретить редактирование самого файла;
• запретить удаление присоединенных файлов;
• ограничить круг пользователей, которые смогут использовать этот шаблон в работе.

Перейдя на закладку «Реквизиты документа», можно указать значения по умолчанию, которые будут заполнены при сохранении документа.

Перейдя на закладку «Файл», добавьте файл шаблона документа. По предложенной гиперссылке можно настроить его заполнение, выбрав реквизиты для каждого текстового поля нового бланка. Для этого в открывшемся окне следует отметить нужные реквизиты и проставить их количество. В шаблоне разместить указанные данные на странице можно с помощью функций «Копировать» и «Вставить». Все выбранные реквизиты будут перенесены в пустой документ.

После заполнения текстовой информации и ее размещения на странице необходимо кликнуть на «Сохранить».

Чтобы работать с полями файла в ручном режиме, в программе следует включить режим «Разработчик». После этого в меню появится одноименная вкладка, в которой можно работать. Теперь следует:

• вставить текстовые поля;
• с помощью двойного щелчка по серому полю открыть его для редактирования и вставить нужные реквизиты;
• сохранить документ и завершить его редактирование нажатием на кнопку «Закончить».

Важно: при автоматическом добавлении полей программа сопоставляла их самостоятельно. Если же шаблон формируется вручную, процесс сопоставления нужно настроить.

Чтобы работа с шаблонами документов была еще удобнее, потребуется еще несколько настроек:

• В разделе «Нормативно-справочная информация» по клику на кнопку «Настройка» нужно выбрать пункт «Настройка навигации». Здесь можно вывести на рабочий стол пункты меню, которых нет на рабочем столе.
• С помощью кнопки «Добавить» пункт «Настройки заполнения файлов» перенесите в правую часть окна «Выбранные команды». Теперь на рабочем столе появился выбранный пункт, что гарантирует быстрый и удобный доступ к необходимым опциям.
• Перейдя в раздел «Настройка заполнения файлов», кликните на «Добавить». Здесь можно настроить заполнение шаблона, указав все введенные поля из созданного ранее образца. Для каждого поля нужно ввести подходящие параметры замены. При этом реквизиты, на которые меняются значения, задают в виде выражения, на встроенном языке или в формате скрипта (определенной последовательности действий на языке скрипта для автоматического решения задачи).

Теперь у вас выполнены все настройки, которые позволят автоматически заполнять реквизиты новых документов в процессе их создания. При этом все бланки будут иметь единый вид, а случайных пропусков данных удастся избежать.

Теперь разберем, как быстро подготовить и распечатать новый бланк договора, используя заранее созданный шаблон. Необходимо выполнить следующие действия:

• открыть шаблон;
• кликнуть на «Печать» — «Договор контрагента» и выбрать нужный шаблон;
• выбрать одну из предложенных системой опций — сохранить файл договора на компьютер или прикрепить его к договору в системе 1С;
• если вы намерены прикрепить файл к договору, нужно перейти в файлы бланков договоров и кликнуть «Посмотреть» для проверки, что все добавленные параметры заполнены данными из договора.

Таким образом, подготовка и распечатка договора займут у вас всего пару минут. При этом все реквизиты будут указаны правильно, и ни один из них не будет случайно пропущен.

В ходе формирования и обработки документов в 1С нередко допускают следующие ошибки:

• Составление и проведение первичных документов в неправильной последовательности (например, сначала реализация, а потом поступление).

Рекомендуется установить в разделе настроек запрет на проведение документов задним числом, чтобы исключить формирование отрицательных остатков товаров.

• Неправильный выбор формы договора или валюты.

Для каждого контрагента следует задать тип договора по умолчанию и валюту расчетов, а также настроить автоподстановку данных с учетом типа хозяйственной операции.

• Ошибочное дублирование данных.

Избежать ошибки поможет контроль уникальных номеров в разрезе отдельных контрагентов или реквизитов договора. Кроме того, важно регулярно запускать опцию «Поиск и удаление дублей», чтобы исключить риск неверного расчета базы для налогообложения.

• Пустые или неверно указанные счета для проводок по каждому новому первичному документу.

Рекомендуется заполнить регистр сведений «Счета учета номенклатуры» по складам и товарам, а также настроить автоподстановку счетов по умолчанию.

• Неверное указание ставки НДС.

В карточке номенклатуры следует задать ставку налога по умолчанию, а для контрагентов-неплательщиков рекомендуется создать отдельный договор с пометкой «Без НДС».

• Пропуск обязательных реквизитов в новых документах 1С:Бухгалтерии.

Чтобы избежать подобных ошибок, следует настроить контроль заполнения обязательных реквизитов перед проведением. Также рекомендуется использовать макеты печатных форм с проверкой и никогда не проводить новый документ, пока не заполнены все его поля.

• В шаблоне документа неверно указан контрагент.

Чтобы избежать путаницы, важно четко разграничить справочники, а в настройках документов в 1С включить опцию «Использовать только для вида деятельности». Кроме того, при составлении новых документов следует проверять правильность выбора конкретного контрагента.

Также избежать ошибок при работе с «первичкой» помогут регулярные сверки по документам. Проводить их рекомендуется не реже раза в месяц. Для сверки достаточно сформировать «Акт сверки взаиморасчетов» по встроенному в 1С бланку, после чего сразу направлять данные партнерам для согласования и устранения ошибок.

Автоматизировать составление и настройку документов в 1С можно с помощью следующих доступных мер:

• внедрение в учетную систему электронного документооборота, чтобы избежать ручного ввода данных и автоматически формировать учетные операции;
• использование опции «Ввод на основании», где акты и счета-фактуры формируются непосредственно из договоров, счетов на оплату или поступающих заказов;
• настройка форм документов в 1С для автоматического указания правильных счетов и формирования верных проводок;
• использование «1С:Документооборот» совместно с «1С:Бухгалтерия», что позволит отслеживать движение документов внутри компании и контролировать процесс их согласования.

Также в целях оптимизации используйте специальные программные приложения, которые распознают и автоматически вносят документы в 1С без участия специалиста.

Использование шаблонов и настройка документов — лишь часть мер по автоматизации учета. Тем более что в процессе их формирования и заполнения легко допустить ошибку или указать неверные реквизиты. И бухгалтер вынужден подолгу проверять новые документы, чтобы избежать конфликтов с контрагентами и нареканий со стороны налоговой службы.

Еще больше упростить работу с «первичкой», снизить нагрузку на сотрудников бухгалтерии и оптимизировать учет поможет мультисервис Entera. Он обладает полным набором технических возможностей для быстрого и верного ввода информации:

• мультисервис самостоятельно получает и направляет на распознавание документы из ИС ЭСФ, электронной почты или электронной почты с помощью прямой интеграции;
• на обработку бланка тратится не более 2 минут независимо от объема данных;
• благодаря опции пакетного введения можно загружать на распознавание сразу до 100 документов;
• мультисервис способен обрабатывать даже поврежденные бланки и документы с низким качеством печати;
• все обработанные бланки помещаются на хранение в собственный электронный архив Entera со сроком хранения в соответствии с требованиями Налогового кодекса РК.

Доверьте работу с первичными документами мультисервису Entera!

Он не только «знает», каким документом в 1С подтверждаются те или иные операции, но и распознает основные виды документов, проверяет полноту и правильность их заполнения, контролирует расчеты и сверяет номенклатуру. Поэтому вам не придется тратить время на проверку и исправление. А благодаря исключительной точности данных бухгалтерия будет надежно защищена от ненужных проблем и штрафных санкций.