При использовании бухгалтерами традиционных методов работы с первичными документами, включая ручное внесение информации в программу 1C, увеличивается время обработки данных и повышается риск возникновения ошибок и неточностей. Это, в свою очередь, может привести к некорректному отображению данных в финансовой отчетности и наложению санкций со стороны налоговой службы (ФНС). Однако существуют решения, позволяющие ускорить процесс загрузки документов в 1C без необходимости ручного ввода данных. Рассмотрим их более подробно.
Какими способами осуществляется загрузка документов в 1С
Программа 1C на протяжении длительного времени остается фаворитом российских бухгалтеров благодаря своей простоте в использовании и скорости освоения. Она обеспечивает комплексное ведение учета в организациях любой формы собственности. Создатели программы внимательно следят за изменениями законодательства и регулярно совершенствуют типовые варианты настроек.
Кроме того, для программы предусмотрено множество инструментов, которые интегрированы с ней и способствуют оптимизации бухгалтерского учета и облегчению работы бухгалтеров. К примеру, одно из таких направлений по оптимизации включает автоматическую выгрузку и загрузку документации в 1C.
Здесь можно выделить три варианта работы с документацией:
- загрузка из системы электронного документооборота;
- собственные решения компании 1C;
- сторонние услуги.
Если компания использует систему электронного документооборота - это очень удобно, поскольку не требуется пересылка документов почтой или курьерской доставкой, а также их печать, трата бумаги и картриджей для принтера. Это упрощает процесс согласования или утверждения документации. Однако есть два важных момента: для корректной работы загрузки документов в 1C из системы ЭДО необходимо установить и настроить специальное приложение 1C:ЭДО, а также помнить, что в программе можно загрузить входящие документы лишь от тех контрагентов, которые также используют систему электронного документооборота.
Каким образом происходит ввод документов в 1С с Энтерой
Платформа Entera предлагает целых четыре способа загрузки первички в 1С:
- через модуль внешней обработки.
Он встраивается в саму конфигурацию 1С, не важно, стационарная ли это версия или облачная. В программе достаточно его выбрать и нажать кнопку «Распознавание документов». Откроется окошко проводника вашего компьютера, где следует найти нужную папку с накладными. Можно выделить сразу все документы и нажать «Открыть». Программа выдаст подтверждение, что выделенные файлы отправятся на распознавание. Если вы вдруг случайно выбрали лишний документ, можно снять с него галочку и не отправлять.
- через сайт entera.pro
Следует авторизоваться там со своим логином и паролем и нажать зеленую кнопку «Загрузить документы». Дальше откроется окно, в котором можно выбрать нужную накладную или перетащить ее на него и отправить на распознавание.
Это можно сделать как с компьютера, так и с телефона, причем не только выбрать имеющиеся в галерее файлы, но и отсканировать бумажный документ. И для этого не нужно устанавливать никаких дополнительных приложений, достаточно камеры смартфона.
- отправка через e-mail или напрямую с МФУ.
Если контрагенты вам прислали первичку по электронной почте, вы пересылаете ее роботу на специальный адрес scan@entera.pro.
Если в сервисе Entera у вас несколько папок, то в теме письма нужно указать название той папки, куда вам нужно положить распознанный документ. Или через поддержку help@entera.pro привязать свою почту к определенной папке и тогда в теме можно ничего не указывать.
Далее робот сам направит документы на распознавание и после они появятся в 1С в разделе «Распознанные», после чего бухгалтер сможет работать с ними.
Если ваш сканер или МФУ поддерживает отправку сканов по электронной почте, то можно настроить процесс так, чтобы файлы сами отправлялись на распознавание на тот же e-mail роботу. Бухгалтеру нужно будет только отсканировать информацию с бумажных носителей и дальше уже работать с ней в 1С, минуя промежуточные стадии.
- загрузка документов в 1С из ЭДО.
Мультисервис Entera может интегрироваться с системами электронного документооборота, например, СБИС и Контур Диадок. После настройки и выбора типов документов, которые нужно загружать, платформа сама будет вытаскивать из ЭДО нужные файлы и отправлять на распознавание.
Бухгалтеру ничего не нужно скачивать и потом отдельно загружать, сервис все сделает за него.
Еще один ощутимый плюс заключается в том, что не важно, сколько страниц содержит документ от контрагента, это может быть счет на страничку, а может быть накладная на 8 листов, с баланса Энтеры спишется только одна страница за каждый целый документ, а не лист. После выгрузки из ЭДО на e-mail приходит уведомление, какой документ выгрузился и когда.
Как происходит процесс распознавания документов
После отправки нужных накладных на распознавание дальнейшее обработка загрузки документов в системе 1С происходит автоматически. Умные алгоритмы на основе искусственного интеллекта самостоятельно определяют тип документа, извлекают из него необходимую информацию и заполняют нужные поля.
Даже если в обработку была отправлена большая пачка финансовых документов и они не были отсортированы, а были загружены в сканер в виде документов разных форматов на нескольких страницах и одном файле, платформа справится с обработкой. Это называется групповой обработкой документов. Платформа Entera способна обработать до 100 МБ информации или 150 страниц текста. Это экономит время бухгалтера, позволяя сэкономить 2-3 часа рабочего времени в день.
Мультисервис способен работать с различными типами документов, включая те, которые имеют табличную форму: накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, УПД, акты, счета, ТТН и даже нестандартные бухгалтерские документы. Кроме того, он способен считывать информацию из документов без табличной формы, таких как кассовые чеки и чеки от самозанятых граждан.
Во время распознавания документа сервис извлекает информацию об участниках сделки и проверяет данные о поставщике в базе ФНС. Если обнаруживаются какие-либо расхождения, сервис предупреждает об этом.
Если поставщик еще не зарегистрирован в системе, сервис автоматически создает его учетную запись при формировании бухгалтерской проводки.
Затем сервис загружает табличную часть документа. Алгоритм проверяет названия, количество, единицы измерения, цены, ставки и суммы НДС, а также общую сумму. Он проводит арифметические вычисления и выявляет расхождения. В случае обнаружения расхождений, сервис также предупреждает об этом пользователя.
Сервис сравнивает названия товаров, работ или услуг с теми, что уже есть в номенклатурном справочнике. Если совпадение составляет 100%, такие позиции выделяются зеленым цветом. Если какие-то позиции не найдены, соответствующие поля остаются красными. В таком случае пользователь может нажать на кнопку умного поиска, и появится список похожих вариантов с указанием процента совпадения. Пользователь может выбрать подходящий вариант.
Алгоритм запоминает действия пользователя и в следующий раз автоматически выбирает нужное название. Если ни один из предложенных вариантов не подходит, и требуется ввести новое наименование, пользователь может оставить красные поля без изменений, и после нажатия кнопки “Сохранить” документ будет создан с новой номенклатурой.
Где остаются отсканированные документы
Если вам нужно просмотреть какой-либо из загруженных оригинальных документов, вы можете легко найти его скан. Это можно сделать во встроенном модуле платформы Entera. Чтобы найти нужный документ, дважды щелкните его левой кнопкой мыши, и откроется отдельное окно с его сканом. Чтобы скачать документ, щелкните правой кнопкой мыши и выберите нужную опцию и формат из контекстного меню. После сохранения вы можете просмотреть документ.
Если вам срочно нужен оригинал документа, а сервис все еще сопоставляет номенклатурные позиции, установите флажок “Скан документа” в верхней части окна программы, и документ откроется автоматически.
Оригиналы документов также доступны на сайте entera.pro. Чтобы получить к ним доступ, войдите в систему под своим логином и паролем. Выберите нужный документ из списка и “проваливаетесь” в него. Кнопка “Показать скан” будет отображаться сверху.
Все оригиналы документов удобно хранятся в электронном архиве личного кабинета пользователя. Их легко и быстро можно найти при запросе налоговой.
Платформа Entera не ограничивает срок хранения первичных документов и не взимает за это плату.