Оптимизация процесса распознавания чеков самозанятых: добавим ускорения

Граждане, работающие на себя, могут сотрудничать как с физическими, так и с юридическими лицами. В то время как физические лица, выступающие в роли контрагентов, зачастую просто выбрасывают подтверждающие сделку документы, не видя в них необходимости, юридические лица задумываются, возможно ли принять такие документы к учету и оправдать расходы. До введения налога на профессиональный доход предприятия работали с физическими лицами, используя либо трудовые отношения, либо договор ГПХ. И в том, и в другом случае приходилось перечислять подоходный налог за такого контрагента и выступать в качестве страхователя, начислять и оплачивать страховые взносы.

Сейчас организации сотрудничают с работающими на себя гражданами, как если бы это были обычные юридические лица. Плательщики НДП сами оплачивают свои налоги, а также могут по своему усмотрению оплачивать взносы. После оказания услуги самозанятые исполнители передают заказчику чек - это является их обязанностью. Чек может быть как бумажным, так и электронным. Он должен обязательно содержать наименование услуг или товаров, а также ИНН заказчика

После начала учета расчетов с плательщиками НДП у бухгалтеров не возникало вопросов о том, как провести чек от работающих на себя граждан в программе 1С. Однако возникла необходимость автоматизировать или, по крайней мере, ускорить этот процесс, поскольку ранее приходилось создавать несколько документов вручную, что отнимало значительное количество времени.

Сначала бухгалтеру нужно было создать платежное поручение со сделкой “Прочие списания”, отправить его в банк и затем заполнить выписку. После этого создавался документ “Поступление”, который служил основанием для оприходования товаров или услуг. В этот документ вручную вносились номера чеков, и такая процедура повторялась для каждого самозанятого. Если самозанятых было более десяти, то на учет затрачивалось большое количество времени и усилий.

После выхода нового обновления для 1С, разработчики добавили возможность учесть в одном документе всех исполнителей, которые работают на специальном режиме. Теперь программа позволяет сформировать реестр по платежам самозанятым. По умолчанию эта функция выключена. Для ее активации необходимо найти в главном меню программы раздел “Настройки”, затем пункт “Функциональность” и в левой колонке выбрать “Расчеты”. В правой колонке найти строку “Выплаты самозанятым” и установить напротив нее флажок.

Поскольку бухгалтеры ведут учет работающих по спецрежиму двумя способами, разработчики предложили два метода загрузки чеков в программу 1С: для нового и старого способов.

Новый способ предполагает ручное внесение чеков: в документе “Списание с расчетного счета” выбирается локальный файл из определенной папки на компьютере и добавляется к документу. То же самое можно сделать и в самом документе “Выплаты работающим на себя”.

При старом методе программисты сделали полуавтоматический режим через обработку “Загрузка чеков работающих на себя”. В верхней части обработки указываются данные о компании и основные настройки, а в таблице вводятся ссылки на чеки, которые автоматически подтягиваются с сайта налоговой службы. После нажатия кнопки “Загрузить” автоматически создается документ “Поступление”. Бухгалтеру остается лишь проверить его и провести. Также в этой обработке реализована удобная автоматизация загрузки чеков, поступающих в виде сканированных копий на электронную почту. В верхней части достаточно указать адрес электронной почты, с которого программа будет загружать сканы, указать период и нажать “Загрузить из почты”.

В качестве альтернативы вы можете использовать программу для распознавания чеков с QR-кодом, например, от Entera. Сервис хорошо зарекомендовал себя в работе с обычными кассовыми чеками. Он считывает информацию с высокой точностью (98%) и осуществляет операции в 10 раз быстрее, чем человек, что значительно экономит время и ресурсы бухгалтерского отдела. Недавно разработчики обновили функционал, и теперь появилась возможность обрабатывать чеки работающих на себя. Благодаря Энтере, работа с чеками стала простой и понятной даже для начинающих специалистов. Необходимо просто авторизоваться в мобильном приложении или на сайте с помощью смартфона, нажать на значок камеры и просканировать QR-код документа. Можно также выбрать нужные файлы в галерее телефона или на компьютере и просто отправить их на распознавание в сервис. Теперь вам не нужно хранить чеки и ждать конца месяца для их обработки. С Entera стало возможно обрабатывать большое количество чеков за один раз. Вы можете загрузить всю пачку чеков или все файлы сразу и заняться другими делами или даже выключить компьютер и пойти по своим делам. Программа все сделает сама. Когда все будет готово, вы просто нажимаете кнопку, чтобы создать документ в 1C, и затем проводите его.

Попробуйте сервис бесплатно на сайте Entera. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62