Бухгалтерский учет всех компании ведется на основе первичных документов. К ним относят:
· товарные накладные;
· расчетно-платежные ведомости;
· акты приемки;
· счет-фактуры;
· кассовые чеки;
· бухгалтерские справки.
Получают первичку как в электронном формате (jpeg, png, tiff, bmp, pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf ), так и в распечатанном виде.
Коротко о PDF-файле и откуда он у бухгалтера?
PDF-документ представляет собой формат файла, предназначенный для сохранения исходной информации в виде текста, шрифта, изображений и макета. Это позволяет любому пользователю просматривать данные вне зависимости от устройства или приложения, используемого для открытия электронного документа. Бухгалтеры нередко получают первичные документы от контрагентов в формате PDF.
Но возникает вопрос: как избежать путаницы между электронными и бумажными документами и минимизировать возможность ошибок при загрузке файлов? В этом тексте мы рассмотрим некоторые ключевые способы решения данной проблемы.
Каким образом вносить в 1С первичные документы?
1.Ручной ввод
Перепечатать всю информацию из бумажных и цифровых документов, тщательно проверять каждую запятую для избегания упущения важных деталей. Ручная регистрация документов в 1C требует много времени и усилий со стороны нескольких сотрудников, а также является монотонной и скучной работой, из-за которой бухгалтерам сложно избежать ошибок в учете.
2.Воспользоваться электронным документооборотом (ЭДО)
С помощью этого сервиса можно создавать и отправлять документы в режиме онлайн. Пользователь может сформировать первичный документ по шаблону, предоставленному программой, а затем отправить его по защищенным каналам другой стороне.
Этот метод добавления документов в 1С безопасен - все исходные документы надежно хранятся в цифровом архиве и не могут быть утеряны или переданы третьим лицам. Более того, система электронного документооборота экономит время и средства, так как больше не нужно ездить на почту и дожидаться курьера. Файлы мгновенно передаются на ваш компьютер из любого места.
Исходя из этого, следует, что как ваша компания, так и компания-контрагент должны быть подключены к системе ЭДО. Если у вашего контрагента ее нет, то вам придется одновременно вести бумажный и электронный архивы.
Ввести систему ЭДО в вашу компанию для загрузки PDF-файлов в 1С не составит труда. Вам потребуется:
- Получить электронную подпись (подтверждающую подлинность электронных документов);
- Выбрать оператора системы ЭДО;
- Настроить систему и обучить сотрудников работе с ней;
- Настроить каналы связи с контрагентами.
- После выполнения этих действий вам останется только загружать полученные файлы в систему.
3.Воспользоваться сканером
Еще один метод внесения документов в 1С - использование многофункционального устройства, которое совмещает в себе функции принтера, сканера, факса и копира. Для ускорения процесса работы вам потребуется модель с возможностью потоковой загрузки листов. Оцифрованные документы легко хранить и находить благодаря единому электронному архиву, доступному для всех сотрудников компании.
Используя данный сервис, можно ввести первичные документы в 1С за несколько простых шагов:
- Сканирование документа (накладная, акт);
- Сервис автоматически распознает и создает документ;
- Передает его в вашу систему учета;
- Документ сохраняется в облачном хранилище, где остается доступным для всех пользователей.
4.По email
Поставщики часто отправляют файлы по электронной почте. Это еще один из способов загрузить PDF-файлы в 1С. Используя специализированное программное обеспечение для распознавания документов из электронной почты, можно автоматически пересылать письма на определенный адрес, после чего документы будут напрямую загружены в систему 1С.
Сервис Энтера позволяет легко осуществить этот процесс:
- Когда вы получаете письмо от контрагента,
- Вы пересылаете его на адрес электронной почты scan@entera.pro,
- Сервис распознает документы и загружает их в систему 1С
- Можно также настроить автоматическую пересылку всех входящих писем на определенный адрес без необходимости указывать его в теме письма.
5.Используя телефон
Это один из наиболее доступных методов ввода документов в 1С. Entera отлично распознает фотографии первичных документов. Для этого требуется открыть на смартфоне любой браузер, зайти на сайт entera.pro, авторизоваться в личном кабинете, выбрать необходимую папку, нажать “загрузить документы” и сфотографировать (или загрузить из галереи) требуемую информацию.
Таким образом, вы можете сэкономить до 30% времени работы и минимизировать ошибки в бухгалтерской отчетности. Однако чтобы фотографии были качественными и удобочитаемыми, необходим смартфон с хорошей камерой и место с достаточным освещением. Этот метод загрузки PDF-документов в 1С полностью не исключает бумажной волокиты в офисе. При ведении бухгалтерского учета компании важно не упускать ни одного документа. Если вы пользуетесь автоматической системой учета 1С, тогда ввод первичных документов в виде PDF-файлов, печатных документов и чеков осуществляется быстрее и более точно.