Как вводить акты в 1С: общепринятая практика и способы ее оптимизации

Акт выполненных работ в 1С (АВР) — приложение к договору подряда. С помощью этого документа стороны подтверждают факт погашения взаимных обязательств: исполнитель выполнил определенные действия, а заказчик услуги принял их результаты и полностью рассчитался. Существуют несколько форм актов: акты приемки работ, акт приема-передачи, но все они имеют приблизительно одинаковый формат и схожие реквизиты: дату и номер, наименование сторон, предмет договора и подтверждение сторонами взаимного выполнения обязательств.

Акт взаимозачета в 1С – одна из форм первичных документов, которая составляется в момент выполнения обязательств стороной-исполнителем. Такой бланк выступает основанием для окончательного расчета согласно условиям договора и служит подтверждением отсутствия претензий со стороны заказчика услуг или работ. Документ составляют в двух экземплярах для каждой из сторон-участниц, и после тщательной сверки данных его скрепляют подписями ответственных лиц и «живыми» печатями. Составленные акты передают в бухгалтерию, где на их основании формируются соответствующие проводки. Срок обязательного хранения актов составляет 3 года.

Обратите внимание: отсутствие актов на момент налоговой проверки может стать причиной штрафов и доначислений налоговых обязательств по НДС и налогу на прибыль. Поэтому компаниям рекомендуется строго соблюдать сроки оформления и хранения этого вида «первички». Кроме того, своевременно составленные и внесенные акты в 1С помогут разрешить спор с контрагентом при возникновении претензий к качеству и объему выполненных работ или оказанных услуг.

Количество актов в компании, предлагающей выполнение работ или оказание услуг, может достигать нескольких сотен в месяц. Учитывая свободную форму составления документов, становится понятным: чтобы составить и внести акт в 1С 8.3, требуется огромное количество времени. Тем более что важно не ошибиться с выбором периода, контрагента и данными договора. Прописывая реквизиты в ручном режиме, бухгалтер может допустить множество ошибок, которые обязательно будут выявлены во время налоговой проверки и могут иметь самые нежелательные последствия для компании.

Наличие актов с контрагентами, правильность их составления, точное указание обязательных реквизитов — предмет особого внимания сотрудников налоговой службы. К сожалению, редкие проверки обходятся без нареканий: многие компании пренебрегают правилами составления и хранения актов, что становится причиной для наложения на виновную сторону крупных штрафов. И даже огромное количество документов здесь не является отговоркой — требования закона являются одинаковыми для всех налогоплательщиков.

Чтобы упростить специалистам задачу по вводу документов, в версии 3.0.33.2 «1С:Бухгалтерия» реализовали интеграцию с системой ИС ЭСФ, а также возможность получения и выписки актов в электронной форме. Опция доступна после несложной предварительной настройки.

Для подготовки системы к работе с актами необходимо настроить модуль АВР:

• в разделе «Администрирование» выбрать «Общие настройки» и перейти в «Электронные акты выполненных работ».
• В поле «Использовать электронные АВР» поставить галочку.

Для профилей главного бухгалтера и бухгалтера доступен весь функционал, для лиц с ограниченными правами доступа предусмотрена одна из следующих ролей: только чтение АВР или опция добавления и изменения актов.

Создать новый акт в 1С можно из списка учетных документов или из формы документов. Действовать нужно в такой последовательности:

• В документе «Реализация ТМЗ и услуг» кликните на АВР, чтобы начать создание нового бланка.
• Реквизиты заполняются автоматически и содержат данные из первичного учетного документа.
• В АВР нужно указать ссылку на первичный документ и отметить, что бланк сформирован.
• После указания всех реквизитов готовый акт в 1С нужно отправить контрагенту кликом на соответствующую кнопку.

Обратите внимание: для использования такого способа отправки АВР вам необходимо иметь ключ электронной цифровой подписи и профиль пользователя. Если все данные в документе указаны верно, акт успешно отправится получателю, и ему будет присвоен уникальный порядковый номер.

Чтобы получить электронный АВР с ИС ЭСФ, необходимо сделать следующее:

• В разделе «Покупка» кликнуть на «Электронные акты выполненных работ (полученные документы)».
• В новом окне выбрать организацию, которая отправила акт, и кликнуть «Получить».

Если осуществляется первая синхронизация с ИС ЭСФ, необходимо указать, с какой даты загружать акты в 1С. Все входящие документы будут получены, начиная с указанного времени. Если же оставить поле пустым, то вы получите все документы, которые находятся на сервере ИС ЭСФ.

Процесс получения АВР в электронном формате происходит так же, как формируют акт в 1С, но в обратном порядке:

• При загрузке данных с ИС ЭСФ в учетной базе формируются новые «Электронные акты выполненных работ».
• На их основании регистрируются документы в разделе «Получение ТМЗ и услуг». Если акт пока не отражен в учете, на новом бланке будет соответствующая надпись. Она представлена в формате гиперссылки, чтобы пользователи могли перейти и сформировать нужный первичный документ.
• Затем полученный АВР следует принять или отклонить, выбрав соответствующее значение в строке «Изменить статус».

Последнее действие – подтверждение акта. Кликните на «Подтвердить АВР в ИС ЭСФ» и подпишите документ с помощью ЭЦП, после чего бланк с подписью можно отправлять другой стороне сделки.

Зная, как сделать акт в 1С, можно легко создать нужное количество документов. Однако из-за необходимости вносить данные вручную процесс займет очень много времени. Решить проблему удастся, если задействовать в работе учетного отдела специальное программное обеспечение для быстрого распознавания и ввода «первички». Оно способно обрабатывать десятки бланков за считанные минуты, превращая бумажную документацию в электронные данные без ошибок и пропуска важных реквизитов.

В числе лучших решений, завоевавших доверие тысяч специалистов, — мультисервис Entera. Его возможности выходят за пределы обычного сканирования бланков и гарантируют считывание данных с точностью до 98%, не имеющей аналогов среди других вариантов ПО, а также проверку номенклатуры, уточнение правильности указания реквизитов контрагентов с одновременным внесением АВР в собственный электронный архив. В мультисервисе предусмотрен целый набор инструментов и функций, актуальных для бухгалтера, чтобы вы могли полностью передать Entera процесс получения и внесения данных в учетную базу.

Важно: несложная настройка позволяет использовать Entera для автоматического сбора первичных документов, поступающих на предприятие из разных источников. В зависимости от внутренних правил компании это:

• ИС ЭСФ — государственная электронная система для обмена электронными счетами-фактурами. Она легко интегрируется с Entera для автоматического получения и внесения данных без участия и контроля бухгалтера.
• Электронная почта — если контрагенты присылают «первичку» по e-mail, можно настроить Entera на автоматический сбор документов с электронной почты, что исключает случайное дублирование или пропуск входящих бланков.
• Мессенджеры — достаточно подключить специального бота и привязать его к учетной записи мультисервиса Entera, чтобы все входящие акты или счета автоматически направлялись на распознавание.
• QR-код — оптимальный способ для внесения в 1С чеков или других расчетных документов, где отсканированные данные можно отправить на распознавание в Entera в один клик.
• Отсканированные бланки из МФУ или фото, сделанные с камеры смартфона. При условии хорошего качества фотоснимка или скана Entera безошибочно считает все данные и сформирует электронный документ, который автоматически направит на внесение в программу «1С:Бухгалтерия» 8.3.

Благодаря Entera вы сможете более рационально расходовать рабочее время для решения стратегических задач учета, не тратя его на утомительную рутинную работу по внесению первичных документов. Тем более что только автоматизация поможет исключить любые неточности и привести бухгалтерию в соответствие с требованиями законодательства.

Автоматизация ввода первичных документов уже давно перестала быть прихотью и стала насущной необходимостью даже в тех компаниях, где количество «первички» относительно невелико. Использование Entera освободит рабочее время для более важных задач и поможет исключить случайные ошибки при внесении данных, что станет лучшей защитой от штрафов и нареканий налоговой службы.