Ни одна компания не может функционировать без бухгалтерского отдела. Сотрудники бухгалтерии выполняют важные и ответственные обязанности:
- прием и обработка документов;
- контроль достоверности информации;
- корректировка информации при обнаружении ошибок;
- введение данных в учетную систему;
- занесение данных в регистры учета;
- архивирование документации;
- составление и предоставление бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию.
Ошибки и неточности в работе могут привести к административной и уголовной ответственности, а несдача бухгалтерской отчетности в срок - к штрафам. Такая степень ответственности создает стресс и давление на сотрудников бухгалтерии, что может негативно сказаться на их профессиональной и личной жизни.
В этой статье мы расскажем о том, как сотрудникам бухгалтерии справляться с задачами в установленные сроки, избегать авралов и стрессовых ситуаций.
С какими проблемами сталкивается бухгалтер. Почему сотрудники не успевают?
- Процесс ручного ввода документов занимает много времени. Во время подготовки отчетов сотрудники вынуждены работать в выходные и задерживаться до позднего вечера, что часто приводит к эмоциональному выгоранию, снижению мотивации и нежеланию идти на работу утром.
- Ошибки при работе с документами возникают из-за авральной работы, спешки и невнимательности бухгалтеров. Это вызывает стресс у всей команды и руководства и может привести к серьезным последствиям.
- Поиск необходимых документов занимает много рабочего времени. Сотрудники тратят время на поиск нужных бумаг, бланков или чеков в архиве, вместо того чтобы решать более важные задачи.
- Трудности с распознаванием информации на чеках также замедляют работу. Контрагенты часто приносят чеки с мелким, неразборчивым шрифтом или с повреждениями. Это делает работу невозможной или замедляет ее.
Все эти проблемы вызывают сложности у директоров и владельцев бизнеса: приходится нанимать больше сотрудников, чтобы обеспечить своевременное выполнение задач бухгалтерией, а штрафы от налоговой за ошибки сотрудников становятся дополнительным финансовым бременем.
Поощрение бухгалтера
Чтобы избежать негативных последствий, любой руководитель задумывается об оптимизации работы бухгалтерии. Есть ли бухгалтеры, которые оперативно оформляют документы и соблюдают сроки? Да, для этого нужна правильная мотивация. Для каждого бухгалтера она своя.
- Деньги. Определите для сотрудников систему, по которой они будут получать вознаграждение или лишаться возможности его получить. Однако финансовая мотивация не всегда эффективна в долгосрочной перспективе.
- Новые задачи. Сотрудники, выполняющие рутинные обязанности на протяжении многих лет, часто теряют интерес к работе и выгорают. Вдохновение и желание работать вернут новые проекты или ответственные задания.
- Обучение. Профессиональное развитие и получение новых знаний мотивируют сотрудников к росту и раскрытию их потенциала.
- Автоматизация процессов. Современные технологии позволяют упростить работу не только рядовым сотрудникам, но и руководителям. Если бухгалтер делегирует некоторые свои обязанности, он почувствует себя счастливее и увереннее на работе. Автоматизация процесса ввода первичной документации поможет бухгалтеру эффективнее справляться со своими задачами.
Рекомендации для бухгалтерии. Как бухгалтеру все успевать?
Если вы только начинаете свой бизнес, рассмотрите возможность использования компьютерных программ для автоматизации некоторых бизнес-процессов. Например, программа 1С предназначена для управления и учета в компании и может быть настроена с учетом особенностей вашего бизнеса.
Если вы работаете бухгалтером, автоматизация ввода первичной документации может существенно сэкономить ваше время и помочь соблюдать сроки сдачи отчетности.
Владельцам крупных компаний рекомендуется использовать CRM-системы и другие программы для автоматизации работы бухгалтерии. Например, облачный сервис Энтера позволяет автоматически распознавать и архивировать документы, что особенно полезно для предпринимателей.
Автоматизация обработки первичных документов
Внесение первичной документации - это долгий и трудоемкий процесс, который требует много времени и усилий при ведении бухгалтерского учета. Многие современные компании предпочитают автоматизировать этот процесс с помощью компьютерных программ.
Сервис Entera позволяет вносить первичные документы в 1С всего в несколько кликов. Сначала пользователь сканирует или фотографирует документ (например, акт или накладную). Затем сервис автоматически распознает и форматирует документ, после чего передает его в учетную систему. Все документы сохраняются в архиве.
Отличие Энтеры от других. Автоматизация бухгалтерии
При выборе программы для автоматического бухгалтерского учета следует обратить внимание на такие критерии, как удобство интерфейса, простота настроек, возможность доступа с любого устройства и наличие бесплатного тестового периода.
Всем этим критериям соответствует сервис Entera.
Кроме того, Энтера:
- полностью совместима с системами 1C, “Мое дело”, CRM-системами;
- позволяет загружать документы из электронной почты и систем электронного документооборота;
- обеспечивает сканирование документов с точностью 98% с учетом их типа, регистра и параметров;
- дает возможность подключить справочники должностных лиц компании, реестры объектов, материалов и других данных, которые можно выбирать из выпадающих списков;
- надежно и безопасно хранит все данные в архиве. Благодаря этому, документы компании оказываются в единой системе, где их легко найти и скачать всем сотрудникам компании, а доступ к ним можно получить в любое время с любого устройства. Автоматизация процессов ввода первичной документации и других функций позволит бухгалтеру выполнять свои задачи в срок, избегать переработки и приходить на работу с радостью.
Попробуйте сервис бесплатно, заполнив форму ниже. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62