Номенклатура РК: как оптимизировать работу бухгалтера?

Значительную часть повседневной работы бухгалтера занимает обработка и внесение номенклатуры РК. На производственных предприятиях количество таких наименований может исчисляться сотнями, а в интернет-магазинах и крупных офлайн-точках оно нередко составляет десятки тысяч позиций. При этом товар, поступающий от нескольких поставщиков, может по-разному называться в накладных и счетах-фактурах, что часто приводит к путанице.

Чтобы не дублировать одну и ту же позицию, специалисты используют опцию сопоставления номенклатуры. Так называется процесс сверки товаров и услуг в компании с данными справочника номенклатуры 1С. Использовать сопоставление номенклатуры 1С необходимо:

• при большом количестве первичных документов;
• в случае, если количество товаров или услуг составляет сотни или тысячи позиций;
• на предприятии необходимо вести строгий аналитику по каждому наименованию продукции;
• для оптимизации учета и исключения многократного повторного ввода одних и тех же позиций.

Чтобы номенклатура Казахстана не отнимала слишком много ценного рабочего времени, для ее обработки созданы специальные программные решения.

Тем, кто работает с программами 1С, знаком сервис «1С:Номенклатура». Так называется единый каталог описаний товаров и услуг, разработанный специально для платформы «1С:Предприятие». Его подключение и использование значительно упрощает поиск и внесение в систему наименований по единой форме, одинаковой для производителей, поставщиков и покупателей.

Каждая позиция в «1С:Номенклатура» объединяет целый набор данных и справочников. В него входят названия, производители, перечень базовых характеристик, штрихкоды, единицы измерения, ставки НДС, классификаторы — все свойства, позволяющие четко идентифицировать товар и правильно внести его в учетную систему.

Благодаря использованию сервиса «1С:Номенклатура» бухгалтер сможет оптимизировать свою работу с тысячами наименований и позиций:

• добавлять новые позиции при внесении первичных документов;
• быстро ввести номенклатуру в бухгалтерскую программу;
• получать данные о товаре по штрихкоду;
• обновлять описания продукции, ее характеристики и изображения;
• снизить риск ошибок и дублирования позиций;
• навести порядок в справочнике товаров и услуг;
• поддерживать базу в порядке с учетом актуальности товарных позиций и требований налоговой службы;
• регулярно обновлять справочник.

Кроме того, «1С:Номенклатура» позволяет использовать стандартизированное описание товаров и услуг, одинаковое для всех субъектов бизнеса в Республике Казахстан. Оно значительно упрощает обмен электронными документами между контрагентами, упрощает процесс сверки по товарам, а также позволяет быстрее подготовиться к инвентаризации и получить максимально точные финансовые результаты деятельности.

Чтобы ввести сопоставленную номенклатуру из сервиса, можно использовать любой из следующих способов:

1. Из списка товаров.

Откройте справочник «Номенклатура», кликните на кнопку «Добавить номенклатуру» из сервиса «1С:Номенклатура». Чтобы найти интересующие позиции, можно использовать фильтр по категориям, отборы или инструменты поиска. Выбрав нужные данные, нажмите «Создать номенклатуру». После открытия карточки товара в сервисе нужно нажать «Создать номенклатуру» или кликнуть на гиперссылку «Создать». После этого карточка добавится в товарный список, а в столбце «Загружена» появится зеленая отметка. Ее данные будут полностью повторять информацию из карточки сервиса, а ассортиментные позиции будут привязаны друг ко другу.

2. По поиску по штрихкоду в списке товаров.

Если сервис «1С:Номенклатура» уже используется в учетной базе, поиск по штрихкоду выполняют сначала по существующим позициям, а потом по штрихкодам товаров сервиса. Для добавления товара нужно зайти в справочник «Номенклатура», перейти в меню «Еще» и выбрать «Поиск по штрихкоду». Введя штрихкод, кликните «ОК», чтобы запустить поиск. Система предложит выбрать найденную карточку и создать на ее основе новую ассортиментную позицию. Если же по штрихкоду будет найдено несколько образцов товаров, между ними можно будет легко переключаться, используя для этого навигационные кнопки.

Обратите внимание: если в сервисе «1С:Номенклатура» имеется подробное описание товара, его изображения и реквизиты, все они автоматически будут перенесены в систему 1С.

Для удобной классификации товарных позиции необходимо загрузить не только наименования, но и категории номенклатуры. Они помогают быстро вносить информацию по новым позициям, используя для этого данные списка свойств и значений, указанных в сервисе «1С:Номенклатура».

Для загрузки категорий следует зайти в раздел «Компания», перейти в «Номенклатуру» и кликнуть на ссылку «Категории номенклатуры». После открытия списка всех имеющихся категорий вы можете выбрать интересующую или загрузить новую, кликнув на кнопку «Добавить категорию из сервиса». Затем выберите интересующие категории, отметьте их флажками и нажмите «Загрузить категории». При выборе категорий открывается доступ к карточкам для просмотра реквизитов товара, а в поле «Вид номенклатуры» можно уточнить, загружена ли категория в систему 1С. После успешной загрузки на экране появится соответствующее уведомление, а в справочнике «Категории номенклатуры» появятся новые элементы.

Если количество входящей первички составляет сотни единиц в месяц, сопоставление позиций от разных поставщиков превращается в сложную задачу и занимает слишком много ценного рабочего времени. Чтобы не тратить его на утомительную рутинную работу, доверьте ее мультисервису Entera. Он не только справится с этой работой быстрее других аналогичных программ, но и предложит пользователю еще несколько полезных возможностей, в числе которых:

• сканирование данных с точностью 98%;
• самостоятельное получение первичных документов из разных источников — ИС ЭСФ, электронной почты, смартфона или планшета;
• пакетный ввод данных, где на обработку каждого бланка тратится не более 2 минут;
• проверка реквизитов контрагентов;
• уточнение правильности расчетов в табличной части;
• прикрепление скана бумажного бланка к записи в 1С.

Использование возможностей Entera в повседневной работе бухгалтера упростит работу с номенклатурой Казахстана и поможет построить достоверный аналитический учет товаров и услуг.

Опция автоматического сопоставления номенклатуры запускается в работу при открытии соответствующего окна. В этот момент система начинает автоматический поиск и подстановку элементов из имеющихся справочников, если они полностью совпадают с распознанной информацией в первичном документе. Успешно найденные наименования подсвечиваются зеленым, а те, которые не удалось распознать и найти аналог в базе, — красным. Их необходимо дополнительно обработать и подобрать для каждой позиции соответствующий вариант в справочнике учетной системы.

Если номенклатура в вашей компании вводится способом, отличным от способа поставщика, вы можете выбрать один из пяти доступных способов сопоставления:

1. Чтобы привязать распознанную позицию и номенклатуру 1С для всех последующих первичных документов, необходимо кликнуть на кнопку умного поиска. В результаты будут выведены наиболее похожие варианты с указанием процентов совпадения. Вам остается только выбрать подходящее из предложенных названий, который будет связан с распознанной позицией.

2. Для выбора варианта из 1С нужно начать вводить название товара и услуги, и система самостоятельно выдаст несколько подсказок, совпадающих по написанию, чтобы вы могли выбрать нужный вариант в один клик.

3. Ввести новую позицию можно по артикулу или наименованию товара. Нажмите соответствующую кнопку и выберите подходящий вариант с учетом имеющихся данных о товаре. Если вы выбрали поиск по названию, укажите минимальный процент соответствия, после чего система автоматически выберет похожие наименования с заданным совпадением. При этом строки, требующие уточнения и проверки данных, будут подсвечены желтым.

4. В меню умного поиска можно выбрать опцию использования стандартного поиска или же создать новую позицию вручную, указав в карточке все известные реквизиты товара или услуги.

5. Также можно оставить строку номенклатуры без сопоставления данных, чтобы она подсвечивалась красным цветом, а поле в столбце Элемент в 1С останется пустым. По нажатию кнопки Создать документы все подсвеченные позиции будут автоматически созданы в 1С, а их характеристики будут подтянуты из правой части.

Обратите внимание: мультисервис Entera предлагает пользователям гибкие настройки для создания новых или выбора уже существующих номенклатур, что позволит избежать дублирования схожих позиций. При этом все ваши сопоставления сохранятся в памяти, и при следующем внесении данных нужная позиция будет подставлена автоматически. Кроме того, можно легко изменить распознанное наименование и внести в него необходимые исправления. Для этого выделите нужную строку в столбце Распознанные данные двойным кликом, чтобы сделать поле активным и доступным для редактирования.

Также для удобства работы с номенклатурой РК в Entera предусмотрено еще несколько полезных возможностей:

Слова-маркеры помогают ввести правила поиска интересующей номенклатуры. Для их добавления кликните правой кнопкой мыши по строчке номенклатуры при создании документа и выберите опцию Добавить в маркеры. Затем в таблице соответствий следует задать параметры для сопоставления: в левой части – маркеры, в правой — номенклатуру в 1С.

Обратите внимание: перечень слов-маркеров можно составить заранее, перейдя в меню Сервис и выбрав Редактировать сопоставления. В открывшемся файле следует выбрать таблицу Слова-маркеры. А если вы намерены выгрузить их список для других пользователей Entera, кликните на значок дискеты и нажмите Выгрузить текущую таблицу в xml-файл. Потом все перечисленные действия нужно повторить на компьютере другого пользователя, после чего нажать Загрузить текущую таблицу из xml-файла и выбрать сформированный ранее файл.

В некоторых конфигурациях 1С бухгалтеру приходится работать со справочником «Номенклатура поставщика». Для его включения следует войти в настройки Entera и активировать пункт «Использовать для поиска номенклатуры справочник “Номенклатура поставщика - ДА". После включения эта настройка заменит поиск по внутреннему справочнику номенклатуры в вашей учетной базе. А найденные соответствия будут отображаться в меню дополнительного описания по выбранной позиции.

Обратите внимание: если на этапе сопоставления строки будут подсвечены красным, при создании документа будет автоматически создана новая номенклатура поставщика и связанная с ней номенклатура в вашей бухгалтерской программе. При необходимости вы можете указать в настройках Entera конкретную номенклатуру, с которой будут связаны подсвеченные красным позиции.

Иногда товары, поступившие по счету-фактуре, следует внести для оприходования под единым наименованием (обобщающим названием или категорией). Для этого в настройках нужно зайти в раздел Заполнение документа и выбрать интересующие позиции. По клику на кнопку Обновить настройки будут сохранены. Теперь при создании документа на этапе сопоставления позиций будет выбрана единая номенклатура, указанная во время настройки.

Обратите внимание: выполненная настройка будет актуальна для всех создаваемых документов. Если вы планируете составить новый документ с другой номенклатурой, где также требуется сворачивание списка, кликните на поле Элемент в 1С и выберите нужную номенклатуру из справочника.

Чтобы во всех вновь созданных документах указывались нужные счета для бухгалтерских проводок, требуется несложная настройка. В разделе Справочники выберите Номенклатура и затем Счета учета номенклатуры. В открывшемся окне меню можно изменить предлагаемые счета или создать новые. Кликом на кнопку Создать вы откроете меню для настройки. В верхнем поле необходимо прописать условия для применения новых правил — например, перечень номенклатур или их групп, для которых применяется выбранный счет. А в нижней части указывают конкретные счета и субконто, которые должны использоваться автоматически.

Важное преимущество мультисервиса – способность к самообучению. Entera запоминает действия пользователя и использует их в будущем для поиска номенклатуры в базе и ее сверки с внесенными данными на основании входящих первичных документов. Уже через несколько недель использования мультисервиса подавляющее большинство позиций «первички» будет распознаваться автоматически, не требуя вашего участия. И вам останется лишь нажать кнопку Создать документы, чтобы в системе 1С появились все новые элементы справочника.

Также в числе возможностей Entera: