Как загрузить документ в 1С: из файла, со сканера или по электронной почте

Многие российские компании используют для учета программу 1С. Некоторые из них, как и прежде, вводят данные с бумажных носителей вручную, другие используют промежуточные варианты в виде программной обработки. В компаниях с большим документооборотом прибегают к услугам сервисов, способных автоматизировать процесс ввода информации. Рассмотрим, как можно автоматизировать этот процесс.

Бухгалтеры, уже внедрившие автоматизацию для переноса данных с различных носителей в свою учетную программу, оценили все преимущества такого подхода. Например, раньше внесение информации из одной большой товарной накладной вручную занимало в среднем 15 минут. Если бухгалтер был уставшим или его постоянно кто-то отвлекал, это время могло увеличиться до получаса или более. С автоматической загрузкой это время сократилось до 2 минут. Теперь бухгалтеру не требуется перепечатывать цифры, опасаясь допустить ошибку, и перепроверять все несколько раз. За него это может выполнять искусственный интеллект. Бухгалтеру остается только просмотреть информацию, свериться с итоговыми показателями и провести документ. А освободившееся время специалист может использовать для решения других задач, самообразования или даже небольшого перерыва. (Что скрывать, всем нам иногда хочется отвлечься от работы, выпить чаю, пообщаться с коллегами или посмотреть смешное видео с котиками.)

Автоматический ввод первичной документации в 1С также экономит деньги компании. Раньше, при работе с большим объемом документов, приходилось нанимать дополнительного бухгалтера, выплачивать ему зарплату и делать отчисления, но теперь в этом нет необходимости, а затраты на автоматизацию быстро окупаются.

Есть два способа загрузки документов в программу: ручной и автоматический. Для ручной загрузки в 1С нужна специальная обработка. Её может создать штатный программист или специалисты компании, обслуживающей учетную программу.

Чтобы найти обработку, перейдите в раздел “Сервисы” - “Внешние печатные формы и обработки” - “Внешние обработки” и выберите нужную. В обработке в специальном поле для выбора документа для загрузки нажмите мышкой, и откроется окно проводника Windows, где можно выбрать нужный файл.

В нижней части окна программа показывает предварительные данные для загрузки, которые можно корректировать. Затем бухгалтер нажимает “Сформировать” и информация переносится в готовый документ.

Этот способ передачи информации облегчает работу сотрудников бухгалтерии. Однако у него есть недостаток: информация для загрузки должна находиться в файле Excel. Если у вас другой формат файла, его придется конвертировать, что отнимает дополнительное время. Например, таким образом загрузить PDF в 1C не получится.

В самом файле Excel все должно быть в определенном формате. Если столбцы таблицы сдвинуты или данные находятся не в той ячейке, документ может загружаться неправильно или не загружаться вовсе.

Для прямого переноса информации из PDF теоретически можно создать обработку, однако документ придется каждый раз преобразовывать в текстовый формат в файл блокнота. При этом нужно тщательно выбирать кодировку текста, так как иначе на выходе можно получить не читаемые символы. Бухгалтеры часто забывают об этом при быстрой работе и, получив такие знаки, начинают процесс конвертации сначала. Это занимает много времени и неудобно.

Кроме того, обработка не является универсальной и разрабатывается отдельно, поэтому стоит дороже. Сейчас, когда существует второй тип загрузки документов - полностью автоматический, нет смысла в ее использовании.

Автоматическая загрузка позволяет без труда загружать документы из различных источников, таких как электронная почта или FTP сервер. Этот метод обеспечивает высокую точность и скорость загрузки, а также позволяет обрабатывать большие объемы данных.

Однако, как замечают пользователи, компаниям еще есть куда стремиться. Автоматическая загрузка не поддерживает все виды документов и присутствует не во всех версиях 1C, а приложение для сканирования подходит не для каждого смартфона. Возможно, компания в будущем выпустит обновления, соответствующие всем ожиданиям пользователей. Пока что многие организации выбирают сторонние сервисы, предлагающие более клиентоориентированный подход.

Например, сервис Entera предоставляет следующие возможности для загрузки документов.

Мультисервис поддерживает множество форматов документов. Это могут быть графические файлы с расширениями jpeg, png, tiff, bmp (фотографии и рисунки), документы Word и таблицы Excel (doc, docx, rtf, xls, xlsx), стандартные PDF-файлы, читаемые на большинстве устройств, и даже ODT, ODS, если ваш офис - Linux с Open Office. Сервис способен обработать не только товарные накладные ТОРГ-12 и счета-фактуры, но и акты, счета, универсальные передаточные документы (УПД) и другие документы, содержащие таблицу с номенклатурой, ценами и суммами. Сервис может обработать даже отчеты с торговых площадок и кассовые чеки.

Для загрузки документов мультисервис Entera предлагает несколько способов:

Если в сервисе Entera информация делится на папки, то в теме письма следует указать название папки, куда будут помещены распознанные документы. Если папка всего одна, указывать ничего не нужно. В то же время документы появятся в программе 1C для дальнейшей работы.

Отправка через электронную почту удобна, поскольку сотрудники могут самостоятельно отправлять документы в сервис вместо того, чтобы приносить их в бухгалтерию. Даже контрагенты могут сделать это, отправив нужные накладные на электронную почту компании, а не прямо в сервис Entera. Это помогает еще больше сократить время, затрачиваемое бухгалтером.