Любой бизнес связан с огромным количеством документов. Каждый день в бухгалтерию поступают договоры, счета, приказы, чеки, акты и другие бумаги. На их основе бухгалтеры обязаны вести учет. Чтобы избежать проверок, штрафов и авралов, нужно четко знать порядок хранения бухгалтерских документов. Об этом и пойдет речь в этой статье.
Законы и нормативно-правовые акты, которые регулируют и устанавливают правила хранения бухгалтерских документов
Законодательством Республики Казахстан установлены четкие сроки хранения документации. Разберемся подробнее.
Статья 11 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предписывает хранение первичных документов организации.
В соответствии с пунктами 73, 75, 76, 77, 80 и 81 приказа Министра финансов Республики Казахстан “Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета”, субъекты обязаны обеспечить оперативное (при необходимости использования определенных материалов), временное (долгосрочное) и постоянное хранение документации.Здесь говорится, что:
1. Первичные документы и регистры бухучета должны передаваться в архив.
2. До этого момента их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью сотрудников, назначенных главным бухгалтером.
3. Документы должны храниться в хронологическом порядке.
В Налоговом кодексе прописана обязанность сохранять данные бухгалтерского и налогового учета компании.
В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» можно найти список документов, которые нужно хранить, а также сроки.
Почему важно соблюдать требования хранения бухгалтерских документов?
По законодательству Республики Казахстан на каждом предприятии должен быть архив, где будут храниться все документы за прошлые периоды. Это необходимо для следующих целей:
- Отстоять интересы компании в суде при разногласиях с контрагентами;
- Подтвердить законность операций при возникновении вопросов к бухгалтерским операциям от банка или налоговой;
- Проконтролировать трудовой стаж сотрудников компании по кадровым документам.
- Предоставить информацию государственным органам о сотрудниках, которые ранее работали в компании.
Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов в 2024 году
Первичные документы - не менее 5 лет, после завершения отчетного года.
Регистры бухгалтерского учета (журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга) - не менее 5 лет, если отчетному году была проведена проверка.
Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения - не менее 5 лет после календарного года, в котором они использовались последний раз.
Квартальная отчетность - 5 лет, если формируется годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая отчетность - постоянно.
Счета-фактуры - 5 лет.
Документы по личному составу организации:
Те, которые созданы до 2003 года - 75 лет
Те, которые созданы после 2003 года - 50 лет
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) - не менее 50 лет.
Документы о премировании сотрудников - не менее 5 лет.
Выше перечислены требования хранения бухгалтерских документов. Однако это не весь список. Для более детальной информации, обратитесь к законам и нормативно-правовым актам Республики Казахстан.
Ошибки при организации хранения первичных и других бухгалтерских документов
- Не хранить документы вообще. Если не соблюдать нормы и правила хранения бухгалтерской документации, можно получить большой штраф.
- Хранить документы, не зная сроки. Так в архиве будет хаос и беспорядок. При необходимости найти нужный документ будет проблематично.
- В компании нет должности «архивист». Это ведет к нарушениям в правилах содержания бух.отчетности.
Ответственность за неправильное хранение бухгалтерских документов
За нарушение правил хранения и уничтожения документов предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть применена по отношению к руководителю организации, главному бухгалтеру и другим виновным сотрудникам. Гражданско-правовая ответственность подразумевает возмещение ущерба.
Бумажный и электронный архив: в чем разница
Мы выяснили, что бухгалтерский архив должен быть в каждой компании. Некоторые предприятия по старинке используют бумажный архив, то есть документы хранятся в специальных архивных помещениях. Там сотрудники тратят много времени на заполнение, сортировку и поиск нужной информации. Особенно напряженно в период сдачи отчетности и налоговых проверок.
Однако сейчас многие собственники ценят свое время и труд бухгалтеров. Поэтому переходят на электронный архив документов, чтобы избавиться от бумажной волокиты и сохранить порядок в хранении бухгалтерских документов. Электронный архив – это система хранения материалов, размещенных в электронном формате PDF, SGML, XML или TXT. Они формируется путем сканирования каждого бумажного документа или ввода данных на компьютере, чтобы создать единую систему.
Недостатки бумажного архива:
- Трудоемкая ручная обработка информации и заполнение бланков
- Занимает большие помещения
- Документы теряются или утрачивают первоначальный вид (рвутся, выцветают, пачкаются);
- Тратится много времени на поиск нужной информации;
- Доступ к архиву не всегда строго контролируется, документы могут попасть «не в те руки»;
- Невозможно использовать документ сразу несколькими сотрудниками.
Преимущества электронного архива:
- Нет ограничений по объему архива;
- Поиск нужного документа занимает до 80% меньше времени;
- Не нужно арендовать отдельное помещение для хранения;
- Почти нет риска потери документа;
- Можно настроить доступ к архиву только определенным сотрудникам.
Чтобы избежать ошибок и штрафов, вести бухгалтерскую отчетность без авралов и форс-мажоров, освободить сотрудникам время на развитие и решение важных стратегических задач, переходите на электронный архив документов.
Например, хранение первичных и других документов бухгалтерского учета можно организовать в программе Entera. Это облачный мультисервис, где автоматически архивируется все документы с учетом типа, регистра и параметров. Все данные надежно защищаются протоколами шифрования и сертификатами безопасности.
Создать и хранить бухгалтерские документы в электронном архиве очень просто:
- Вы загружаете один или пачку документов в произвольном порядке.
- Система самостоятельно распределяет их и присваивает уникальное имя.
- Сервис сопоставляет значения, проверяет данные и загружает все копии документов в электронный архив.
Чтобы найти и скачать нужный документ, достаточно ввести в поиска любой реквизит: дату, тип, наименование его получателя или общую сумму. Система за несколько секунд найдет подходящие данные. Можно скачать документы по одному, архивом или создать реестр. Документы автоматически «облегчаются» до размера, который полностью соответствует требованиям ФНС к сканам документов.
Присоединяйтесь к числу счастливых сотрудников, которые уже создали электронный архив документов. Оставьте заявку прямо сейчас, чтобы воспользоваться бесплатным пробным периодом мультисервиса Энтера.