Каким образом сделать электронный архив. Какое его предназначение?

Любой бизнес требует большого количества документов. Чем больше компания, тем больше партнеров и, соответственно, работы для бухгалтеров. Если компания хранит документы в бумажном формате, сотрудникам приходится тратить много времени на их заполнение, систематизацию и поиск необходимых документов. Это особенно актуально в периоды сдачи отчетов и проверок, когда время поджимает и сотрудники находятся под большим давлением.

В этой связи возникает вопрос о том, как можно оптимизировать работу компании, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на выполнении задач, приносящих результаты, вместо рутинной работы. В настоящее время многие компании используют электронные архивы бухгалтерии для хранения всех своих документов.

Электронный архив - это система хранения информации (документов) на электронном носителе в формате PDF, SGML, XML или TXT. Основной единицей хранения в этом архиве является электронный файл, который создается путем сканирования бумажного документа. Это позволяет:

Электронный архив - это очень удобно. С его помощью можно легко находить, отправлять, распечатывать и копировать документы с любого устройства, имеющего доступ в интернет. Этот подход значительно экономит время сотрудников и обеспечивает им комфортные условия работы.

Электронный архив также обеспечивает резервное копирование всех документов, что позволяет быть уверенным в их сохранности в случае чрезвычайных ситуаций. Электронные документы также обладают преимуществом долговечности, поскольку они не подвержены износу, выцветанию или порче, в отличие от бумажных.

Переход на цифровой формат также повышает безопасность, поскольку доступ к архиву контролируется на нескольких уровнях. Вы также можете отслеживать, кто и какие действия совершает с документами. Поэтому электронный архив является отличным инструментом для хранения бухгалтерской документации и оптимизации работы сотрудников.

Создание электронного архива начинается с процесса сканирования и преобразования всей бумажной документации компании в цифровой формат. После этого бумажные документы, если они больше не нужны, утилизируются. Цифровые копии хранятся на серверах, облаке, компьютере или съемном носителе. Для работы с документами используют специальное программное обеспечение для управления цифровым архивом.

При выборе ПО обращают внимание на простоту использования, возможность доступа с любого устройства и отзывы других пользователей. Безопасность также является важным фактором, поэтому предпочтение отдают известным и надежным поставщикам услуг. Перед оплатой сервиса рекомендуется воспользоваться бесплатным тестовым периодом. Например, Entera является облачным сервисом, который автоматически архивирует отсканированные документы, классифицирует их по типу и формату и обеспечивает защиту данных с помощью шифрования.

Создание электронного архива в Entera состоит из трех этапов:

При загрузке документы автоматически распределяются по категориям и оптимизируются, после чего им присваивается уникальное имя. Затем сервис Энтера архивирует документы и сохраняет их в безопасном месте, откуда они могут быть доступны сотрудникам с соответствующими правами доступа. Для поиска документа можно использовать различные фильтры, такие как дата, тип документа, получатель или общая сумма. Найденные документы автоматически преобразуются в формат, подходящий для ФНС.
Все файлы имеют удобные для поиска имена, содержащие информацию о дате, номере документа, плательщике и поставщике. Электронные копии документов могут быть экспортированы из архива для проверки или восстановления базы данных 1С.
С облачным архивированием все документы хранятся в одном месте, доступны с любого устройства и в любое время.