5 лайфхаков по работе с ИС ЭСФ

2025-08-05 12:37

Ежедневное составление десятков счетов-фактур на средних и крупных предприятиях может стать непосильной нагрузкой на бухгалтерию. Упростить эту задачу призвана информационная система электронных счетов-фактур ИС ЭСФ. Процесс подготовки «первички» здесь полностью автоматизирован, а отправка данных контрагентам занимает считанные минуты.
Однако для многих бухгалтеров работа с системой ИС ЭСФ кажется чем-то очень сложным. Более того, некоторые специалисты уверены, что для ее освоения требуется длительное обучение, а случайная ошибка приведет к зависанию базы и станет поводом для нареканий начальства.

Чтобы вы могли эффективно использовать возможности системы ИС ЭСФ и не переживали по поводу возможных проблем, предлагаем вашему вниманию несколько рабочих лайфхаков. Они подскажут, какие приемы упростят работу с первичной документацией и помогут снизить количество допущенных ошибок.

Работа с «первичкой» занимает слишком много времени?
Доверьте ее мультисервису Entera, чтобы снизить нагрузку и рационально использовать время для более важных задач.

👉 Узнать подробнее о возможностях мультисервиса

Полезные советы по работе с ИС ЭСФ

Следующие советы многократно проверены на практике и вполне доступны для внедрения. А их использование значительно упростит вашу повседневную работу и сделает ее более продуктивной.

Эффективная совместная работа с документами для ИС ЭСФ

Если над созданием новых электронных счетов фактур в ИС ЭСФ трудятся сразу несколько специалистов, необходимо задействовать функцию создания черновиков для совместной работы. Она поможет отследить изменения и не потерять ни одну из товарных позиций или реквизитов, что требуют отражения в бланках «первички».

Опция совместной работы с черновиками для 1С и портала ИС ЭСФ предусматривает:

пересылку документа между сотрудниками для заполнения разделов;
многократное редактирование данных разными специалистами;
доступ к ЭСФ для просмотра и внесения изменений всеми уполномоченными сотрудниками.

Форма заполнения и отправки черновика документа на портале ИС ЭСФ проста и понятна. После сохранения бланка вы можете отправить его одному или нескольким уполномоченным сотрудникам, выбрав их данные из списка. Все движения документа отражаются в журнале оповещений, который автоматически отправляет пользователям сообщение о необходимости просмотреть и внести корректировки в новый поступивший документ. Результат — быстрая подготовка документов, сохранность важной информации и возможность отследить внесенные изменения для более продуктивной совместной работы.

Благодаря мультисервису Entera анализ и обработка «первички» станут значительно проще. Программа самостоятельно получит входящие и исходящие документы, проверит их, а затем направит на внесение в учетную базу 1С.

Уведомления в 1С от ИС ЭСФ

Совместное использование 1С и системы ИС ЭСФ РК предусматривает отправку уведомлений, которые показывают результаты выполненных ранее действий. Такое решение позволяет отслеживать движение первичных документов, а также предотвращать возможные злоупотребления. Увидеть новые уведомления системы ИС ЭСФ РК можно у значка в форме колокольчика в левой верхней части экрана. Подключение новой опции не требует времени, а ее использование поможет не пропустить ни одного важного действия.

Обратите внимание: гиперссылка «Оповещения ИС ЭСФ» добавлена для выданных и полученных ЭСФ и СНТ, а также для бланков ЭАВР и ЭДВС. Кроме того, уведомления будут приходить при работе с сопоставлениями СНТ и ФНО 328.00.

Мультисервис Entera полностью совместим с популярными учетными программами для ведения бухгалтерского учета в РК. Их совместное использование снижает повседневную нагрузку на бухгалтеров, повышает точность учетных данных и позволяет избежать ошибок вследствие монотонной рутинной работы.

Настройка массовых выписок в системе ИС ЭСФ xml

Обмен ЭСФ между контрагентами будет проще, если отправлять и получать данные посредством экспорта и импорта электронных XML-файлов. Кроме того, предусмотрена настройка массовых выписок, что позволяет сформировать и выписать несколько счетов-фактур одновременно. Это позволяет:

Сэкономить значительное количество времени. Вы сможете составлять сотни документов за несколько минут вместо часов ручного труда, чтобы освободить их для решения более важных задач.

Снизить вероятность ошибок. При ручном вводе данных неизбежны опечатки в реквизитах, суммах или наименованиях. Массовая выписка из заранее подготовленного файла исключает этот риск. И вам не придется разбираться, как исправить ЭСФ в 1С и аннулировать ошибочный бланк.

Быстро подготовить полный комплект документов для поставщиков, что особенно важно в отчетный период, когда важно своевременно закрыть месяц или квартал. Результат — своевременное выполнение обязательств перед контрагентами и соблюдение требований налогового законодательства.

Упростить документооборот. Все бланки из одного пакета имеют согласованные данные и единое время отправки. Это значительно упрощает их дальнейший поиск, контроль и обработку.

Обратите внимание: в 1С есть модуль, напрямую работающий с порталом ИС ЭСФ. Встроенный помощник подскажет, как настроить ЭСФ в 1С, корректно использовать ЭЦП для подписания документов и обеспечить доступ к порталу.

Давайте разберем, как создать в ИС ЭСФ счета-фактуры в формате xml:

1. Подготовка данных

Оформите файл с данными в формате XML, соответствующий требованиям учетной системы и законодательства. В файле для каждого клиента должны быть указаны обязательные реквизиты: ИНН, наименование, товары, суммы и ставки НДС.

2. Загрузка и валидация файла

В интерфейсе ИС ЭСФ найдите раздел «Массовая выписка» и загрузите подготовленный файл. Система автоматически проверит данные на ошибки формата и логические несоответствия. Если найдены неточности, исправьте их в исходном файле и повторите загрузку.

3. Подписание и отправка пакета документов

После успешной проверки система создаст черновики всех счетов-фактур. Подпишите весь пакет электронной цифровой подписью (ЭЦП) в одно действие. Система автоматически отправит подписанные документы адресатам, а вам останется лишь отслеживать статусы доставки в системе.

Документ в формате xml требует корректировки? Давайте разберем, как исправить ЭСФ в ИС ЭСФ.

Все просто: в новом документе следует указать вид бланка «исправленный», а в окошке «Основной счет-фактура» отметить номер документа, данные которого корректируются. После отправки исправленного бланка основной счет-фактура автоматически аннулируется.

Делегируйте работу с первичными документами мультисервису Entera!
Благодаря пакетной загрузке он внесет в базу сотни бланков за пару часов, проверит входящие документы на правильность расчетов и указание всех важных реквизитов, а также сопоставит номенклатуры и избавит от необходимости построчно проверять каждую поставку.

👉 Попробуйте бесплатно!

Подключение интеграции ИС ЭСФ с Entera

Работа с системой ИС ЭСФ значительно упрощает работу бухгалтера, но не снимает с него ответственности за своевременное оформление и ввод документов в учетную базу. Чтобы еще больше автоматизировать рутину и снизить вероятность ошибок, используйте возможности ИС ЭСФ вместе с полезными инструментами мультисервиса Entera. Благодаря такому решению вам не придется подолгу изучать, как выписать ЭСФ и сразу отправить ее контрагенту. Весь цикл работы с «первичкой» будет полностью автоматизирован, требуя лишь вашего периодического контроля.

Совместное использование ИС ЭСФ и Entera позволит полностью автоматизировать документооборот между учетной базой и информационной системой для оформления счетов-фактур. Теперь вы сможете отказаться от ручного внесения данных, а «первичка», созданная в Entera, будет автоматически отправляться в ИС ЭСФ для подписания и отправки контрагенту. Кроме того, станет доступной массовая отправка документов из интерфейса Entera в ИС без необходимости постоянно переключаться между системами, риска потерять данные или случайно продублировать один и тот же бланк.

Благодаря интеграции с Entera удастся вести работу с первичной документацией так, как требует законодательство, что позволит избежать штрафных санкций и регулярных проверок.

Выгрузка документов из ИС ЭСФ в Entera

Сразу после подключения интеграции с системой ИС ЭСФ вы сможете выгружать документы из системы и направлять их на распознавание и внесение в базу 1С. Уже через несколько минут все выбранные бланки будут проверены мультисервисом без вашего непосредственного участия. При этом вы можете:

установить фильтры для отображения только нужных документов;
сортировать данные по дате выписки и оборота;
работать с любыми документами, оформленными в течение последнего отчетного квартала.

Забудьте о необходимости дополнительно скачивать, проверять и загружать документы на распознавание. Entera автоматически получит все документы, которые были отобраны и отмечены для внесения в учетную систему, а также за несколько минут обработает данные и направит их в 1С.

Автоматизация вместе с Entera: мультисервис, которому можно доверить самую сложную работу

Если уровень автоматизации учета с помощью ИС ЭСФ кажется вам недостаточным, задействуйте в работе многочисленные полезные возможности мультисервиса Entera. В нем предусмотрено все, чтобы избавить бухгалтеров от рутинной обработки первичной документации и снизить риск ошибок:

автоматический ввод данных с любых первичных документов, в том числе полученных из ИС ЭСФ;
полная проверка содержания документа — уточнение правильности реквизитов контрагента, проверка расчетов в табличной части, сопоставление номенклатур товаров;
формирование электронного архива всех прочитанных документов;
самостоятельное получение документов из любых источников, включая электронную почту и МФУ, а также обработка сканов и фото.

Обратите внимание: Entera легко интегрируется с учетной базой 1С любой конфигурации. Совместное использование мультисервиса вместе с ИС ЭСФ и 1С делает документооборот удобным и прозрачным, а также исключает случайную потерю данных или их дублирование.

Желаете попробовать?

Заполните заявку и получите доступ к бесплатному тестовому периоду для пробного внесения в базу документов из системы ИС ЭСФ.

Отчетность